Criar uma política de viagens corporativas é essencial para a empresa que se utiliza das viagens a negócios, pois essa política irá otimizar vários processos administrativos e operacionais, além de controlar custos de maneira organizada e objetiva.
Alguns dos melhores acordos comerciais são conseguidos nas viagens corporativas, através de parcerias que são imprescindíveis para uma empresa. Porém, muitas vezes essas viagens demandam altas despesas e nesse sentido, é necessário que sejam estabelecidas regras que facilitem e otimizem todos os processos, mas principalmente, diminuam custos.
Por esse motivo, criar uma política de viagens corporativas pode fazer toda a diferença para sua empresa. É importante ficar atento ao perfil e às necessidades da empresa e de seus colaboradores.
Como criar uma política de viagens corporativas para sua empresa
Uma política de viagens corporativas é um documento que apresenta todas as informações pré-estabelecidas – as regras que todos na empresa precisarão cumprir – nas viagens a negócios.
Para que não haja nenhuma margem para dúvidas e mal-entendidos entre os colaboradores e a empresa, é imprescindível que existam essas regras.
Essas regras, basicamente, são:
- compra de passagens aéreas,
- gastos com transportes,
- deslocamentos,
- alimentação,
- hospedagens,
- solicitação, autorização e aprovação das viagens,
- reembolsos
- prestação de contas,
- emissão de relatórios, entre outros.
Como elaborar uma política de viagens corporativas
O primeiro passo é se reunir com a equipe de gestores e os departamentos diretamente envolvidos com as viagens corporativas, e fazer um estudo a fundo das necessidades da empresa. Porém é preciso lembrar que não adianta ter uma política bem elaborada, mas impossível de ser seguida.
Ela precisa ser bem estruturada e alinhada ao perfil e às necessidades da empresa, garantindo conforto, bem-estar e segurança aos colaboradores nos seus deslocamentos, sem que a empresa gaste além de seus recursos.
Ela precisa ser entregue à todos os colaboradores a fim que eles tenham conhecimento de seus deveres e direitos previamente estabelecidos, como os tipos de serviços e comodidades que estarão disponíveis a certos cargos, quais são as regras para reembolso, como funcionará a prestação de contas e emissão de relatórios, por exemplo.
O que deve conter na política de viagens corporativas
A política de viagens corporativas precisa ser simples e de fácil entendimento, mas ao mesmo tempo, precisa abordar todos os aspectos relevantes da empresa para que essa possa se prevenir de quaisquer imprevistos, prejuízos e frustrações para colaboradores e gestores.
Na hora da elaboração é necessário contar com várias áreas da empresa para que a construção do documento possa ter uma abrangência maior e mais detalhada, o que pode ser muito positivo.
Por exemplo, a área de RH pode colaborar muito, pois sabe exatamente as necessidades dos colaboradores.
4 Informações que precisam conter na política de viagens
1 – Orientações
No primeiro momento é preciso estabelecer a quem se destina o cumprimento da política de viagem da empresa, como serão os fluxos de solicitação e aprovação de uma viagem, além das exigências para sua realização.
É muito importante que tudo seja muito bem esclarecido e contenha definições detalhadas dos termos utilizados no documento, para que sejam evitadas interpretações equivocadas, o que pode gerar estresse e mal-entendidos.
2 – Segurança
É claro que cada empresa possui suas próprias características e particularidades, nesse sentido é preciso estabelecer seus objetivos com clareza, pois serão o norte de todas as ações envolvidas nas viagens.
É importante focar no bem-estar e conforto dos colaboradores, incluindo procedimentos de segurança, como o preenchimento de formulários em que o viajante forneça telefones de contato para o caso de emergências, endereço e local de hospedagem, bem como horários e locais de reuniões e encontros que já foram marcados.
Incluir um seguro viagem é ideal para evitar transtornos.
3 – Orçamento
Aqui é importante frisar que a redução de custos é um dos principais desafios das empresas.
Embora as viagens a negócios sejam fundamentais, é preciso definir um orçamento equilibrado e estipular valores para alimentação, hospedagem, passagens aéreas, políticas de reembolso e prestação de contas, por exemplo.
É necessário que todos os itens da política de viagens corporativas estejam muito bem explicados e os colaboradores fiquem cientes de todos os valores estipulados, a fim de evitar embaraços. Assim que a política de viagem estiver pronta, é preciso enviar uma cópia por e-mail para todos os colaboradores da instituição.
4 – A quem se destina
Assim que as regras forem estabelecidas e minuciosamente explicadas no documento, é necessário que os interessados recebam, leiam e entendam todos os itens dispostos como mencionamos acima.
Todos colaboradores da empresa precisam saber que existe essa política de viagens corporativas, por isso é importante divulgá-la para que ninguém possa dizer que não a conhecia.
A melhor maneira de fazer isso, é através de uma reunião com todos os interessados – gestores e colaboradores – e explicar cada item detalhadamente, respondendo às perguntas e dúvidas de cada um.
Só assim é possível evitar erros de planejamento, transtornos e prejuízos devido à falta de informação.
Conte com uma agência especializada em viagens corporativas
São muitos os benefícios que uma política de viagens corporativas pode trazer para sua empresa. Mas se você ainda está apreensivo e com dúvidas de como definir todas essas diretrizes com segurança, você pode contar com profissionais especializados no assunto.
A gestão de viagens corporativas demanda muito conhecimento e experiência e acredite, definir uma política de viagens pode se tornar muito mais fácil se você resolver contratar uma agência especializada em viagens corporativas.
Uma agência especializada conta com a ajuda de profissionais altamente qualificados para definir políticas de viagens, gestão de gastos com viagens corporativas, logísticas, entre outros serviços.
Além de proporcionar uma melhora na gestão das viagens corporativas, ainda consegue reduzir significativamente os custos e riscos dessa prática, proporcionando boas experiências para os colaboradores e gestores.
No caso da redução de custos, a agência possui parcerias de negócios do setor turístico e hoteleiro, como companhias aéreas, hotéis, serviços de transportes e restaurantes.
Contar com uma agência especializada no assunto, pode ser uma boa estratégia, considerando o custo/benefício que ela poderá proporcionar ao seu negócio.
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