Expense Management é uma tecnologia surgida em meados dos anos 1980 que possui a capacidade de tornar mais estratégica, a gestão de gastos.
Sabemos que a gestão de custos é um dos maiores desafios de uma empresa.
Então, quanto mais uma empresa cresce, fica mais difícil para acompanhar a questão dos recursos e saber como eles são gastos.
E essa, é uma preocupação que está presente em todos os setores de uma empresa.
Nas viagens corporativas, por exemplo, os gestores precisam ficar atentos com os relatórios de prestação de contas.
Afinal, a empresa precisa assegurar que os objetivos da viagem corporativa sejam possibilitados, além de propiciar uma boa experiência para o colaborador.
Além disso, precisa garantir que o orçamento estabelecido e o planejamento, sejam respeitados.
Se você está em busca de soluções para otimizar seu controle de orçamento, continue acompanhando nosso artigo.
Expense Management no setor de compras
O Expense Management é uma tecnologia para ser aplicada no setor de compras das empresas.
Assim, ela ajuda a tornar a gestão de recursos, ativos e gastos mais eficiente, otimizando o orçamento da organização.
Mas, como o Expense Management ajuda no gerenciamento de prestação de contas?
Para que as medidas propostas por essa tecnologia gerem resultados, é necessário o envolvimento de todos os colaboradores.
Saiba como elas funcionam!
Política de gastos
As políticas de gastos são aplicadas nas viagens corporativas e, criam diretrizes para todos os setores da empresa.
Elas definem procedimentos para reembolsos em várias situações e o controle de gastos nos cartões corporativos.
Assim, o colaborador fica amparado em casos dos almoços de negócios, viagens, reuniões e outros eventos, nos quais ele precise gerenciar os recursos que a empresa oferece.
Com uma política de gastos bem elaborada, o Expense Management garante que todos os colaboradores cumpram as regras estabelecidas, garantindo mais transparência no controle de gastos.
Compras com maiores volumes
Procure trabalhar com volumes de compras maiores. Aproveite para revisar sua cartela de fornecedores.
Faça um planejamento de longo prazo, assim você consegue prever qual é a quantidade certa de produto ou serviço necessários para o próximo período.
Assim, em vez de fazer pequenas compras, você faz uma aquisição maior, uma única vez, conseguindo melhores condições de negociação.
Monitoramento de gastos
O Expense Management indica o monitoramento constante de gastos, assegurando a otimização dos recursos empresariais e reduzindo os desperdícios.
Seguindo as diretrizes estabelecidas na política de gastos, determine indicadores e destine um colaborador para realizar esse monitoramento.
Embora, aplicativos para gerenciamento de gastos ajudem na construção de relatórios, é um erro deixar que essa tarefa seja cumprida pelo próprio colaborador.
Afinal, o colaborador além de estar ocupado com outras tarefas, ele pode perder documentos, dificultando a transparência de informações.
Por isso, é mais confiável um acompanhamento de dados, por um ponto de vista externo.
Tenha em mente que a tecnologia oferece vários recursos para facilitar esse monitoramento.
Os sistemas de gestão empresarial (os ERPs) possibilitam o controle dos gastos corporativos em tempo real, centralizando uma série de ferramentas em uma única plataforma.
Por meio deles, é possível fotografar e armazenar recibos, cadastrar e controlar cartões, entre outras funções.
Apoio da tecnologia
As vantagens do Expense Management para a gestão de despesas, estão diretamente ligados à aplicação da tecnologia de dados sob as diretrizes do Business Intelligence.
O Expense Management obteve ganhos significativos com a coleta e processamento de dados para aperfeiçoar a tomada de decisões.
As ferramentas de Business Intelligence permitem que a sua empresa tenha feedbacks para gerenciar gastos com mais competência.
Por causa da análise de dados, o sistema consegue realizar um estudo da média dos custos de estadia, alimentação e deslocamento em um local.
Além disso, consegue fornecer estimativas para o planejamento efetivo de viagens corporativas, por exemplo.
Assim, fica mais fácil preparar uma viagem corporativa satisfatória para todos os envolvidos!
Redução de fraudes
As políticas de gastos definidas pelo Expense Management ajudam a reduzir o número de fraudes.
Às vezes, o que entendemos como fraude, é apenas uma falta de entendimento do colaborador sobre o que é de encargo da empresa, incluindo viagens corporativas.
Assim, os colaboradores conseguem fazer uma gestão mais responsável dos gastos.
Dica: com a participação da equipe na construção da política de gastos, ela se torna mais adequada. Afinal, os colaboradores sabem quais são as suas necessidades e que tipo de imprevistos podem ocorrer no dia a dia.
Benefícios do Expense Management para a empresa
Quando a empresa consegue melhorar a gestão de custos, é fácil alcançar uma série de benefícios para o seu negócio. Entre eles estão:
- Eficiência – com o gerenciamento de gastos é possível reduzir o desperdício e definir procedimentos para aplicar os recursos com cuidado. Dessa forma, a tomada de decisão fica simples.
- Ponto de Equilíbrio – ocorre quando a empresa arca com todos os custos fixos em determinado período. Quanto mais rápido ela se paga, mais rápido ela começa a lucrar. Com o Expense Management, você tem uma maior probabilidade de alcançar o ponto de equilíbrio nas finanças de sua empresa.
- Competitividade – investidores e público desejam que a empresa consiga cumprir o prometido com uma estrutura bem desenvolvida para se sustentar e fazer projeções de crescimento. Isso só é possível com uma boa gestão de finanças.
Conclusão
O Expense Management, metodologia de gerenciamento de gastos, é um excelente recurso para uma gestão mais eficiente das finanças da empresa.
Com o auxílio da tecnologia e o apoio de empresas especializadas, fica mais fácil viabilizar essa solução em sua empresa.
Sua empresa precisa de uma gestão inteligente de viagens?
A Meu Mundo Viagens, pode te ajudar nisso!
Leia também: Como beneficiar sua empresa com a compra antecipada de passagens?
Siga nosso Instagram: @meumundo_viagens