Adiantamento nas viagens corporativas é uma prática muito comum, mas também que poderá causar prejuízos e dor de cabeça para os gestores de empresas.
É difícil manter o controle dos gastos quando o próprio colaborador fica responsável pelo dinheiro, mas, antes de tudo é importante frisar que a empresa é totalmente responsável pelo bem-estar do colaborador.
Por isso, para que ele tenha uma experiência positiva, capaz de alcançar os objetivos propostos pela empresa e trazer o resultado necessário e satisfatório, é preciso calcular os gastos com inteligência.
O que é adiantamento nas viagens corporativas?
O adiantamento nas viagens corporativas, é uma forma de pagamento muito util, mas que precisa ser usada com sabedoria.
Preparamos este artigo para te ajudar a entender tudo sobre o adiantamento nas viagens corporativas e o que você precisa levar em conta para que essa estratégia seja efetiva.
Adiantamento das viagens corporativas: reembolso ou adiantamento?
Sabemos que em uma viagem corporativa, todos os custos relacionados à viagem precisam ser cobertos pela empresa.
Como por exemplo: transporte aéreo ou terrestre, hospedagem, alimentação, deslocamentos, combustível, ligações, internet para uso profissional, entre outros gastos, são de obrigação da corporação.
No entanto gastos extras pessoais, como ligações ou consumo de produtos do frigobar, não são de obrigação da empresa. Caso a empresa entenda que alguns desses gastos podem ser motivadores para o bom desempenho do colaborador, poderá agradá-lo, porém, não é obrigação da empresa.
Os pagamentos nas viagens corporativas, poderão ser feitos de duas formas: por reembolso ou por adiantamento.
No caso do reembolso, o colaborador paga suas despesas como, alimentação, transporte e hospedagem e apresenta as notas fiscais para o gestor, comprovando os gastos e sendo ressarcido posteriormente pela empresa.
No adiantamento, as despesas são calculadas e pagas antes da viagem. Assim, os gestores terão mais controle sobre o planejamento e gastos.
Caso o valor disponibilizado não seja suficiente para os gastos essenciais, a empresa então, reembolsa posteriormente, o colaborador no valor faltante.
O que levar em conta no caso de adiantamento das viagens corporativas?
Preparamos algumas dicas que podem te ajudar a decidir se o adiantamento vale a pena para sua empresa:
1 – Política de viagens
Uma boa política de viagens corporativa poderá ajudar no planejamento das viagens da empresa, pensando nisso é essencial que os gestores tenham total controle sobre os gastos possíveis de qualquer viagem a negócios.
Os colaboradores também precisam ter total clareza sobre o que se encaixa em gastos profissionais para o reembolso ou como devem utilizar o valor do adiantamento.
Por isso, a implantação de uma política de viagens, para que uma boa gestão de viagens seja realizada, é fundamental.
A política de viagens é um documento que resume todas as normas dos deslocamentos a trabalho e dos gastos com esses deslocamentos.
Dentre essas regras estão: prazos para reembolsos, tipos de gastos considerados profissionais, obrigações legais da empresa, entre outras coisas relacionadas às viagens corporativas.
Por isso, o documento precisa abranger o máximo de assuntos relacionados com as viagens e com linguagem clara e objetiva.
Ou seja, a empresa precisa considerar todas as questões, desde solicitação e autorização para a efetivação de uma viagem a negócios, transporte, alimentação, hospedagem, além de formas de reembolso ou o adiantamento.
Portanto, todas as diretrizes da empresa, os objetivos da viagem e as condições para sua realização, devem constar no documento.
2 – O adiantamento nas viagens corporativas vale a pena?
O adiantamento nas viagens corporativas é uma boa opção para os deslocamentos feitos de última hora, além de ser uma boa ajuda ao colaborador quando ele não possui os recursos financeiros necessários para cobrir todas essas despesas.
O adiantamento também promove uma grande vantagem nas viagens internacionais, uma vez que a variação de câmbio é alta e os gastos mais elevados.
3 – Como fazer o cálculo de adiantamento nas viagens corporativas?
Sabemos que a política de viagens de cada empresa é diferente, pois cada empresa possui um perfil. No entanto, algumas informações podem ser iguais para qualquer tipo de organização.
Quando os gestores optarem pelo adiantamento nas viagens corporativas, precisam levar em consideração os gastos por setores, como destino, duração da viagem e reserva de emergência.
Nesse sentido é imprescindível considerar as seguintes dicas:
- Avaliar as condições de compra, reserva e utilização de serviços que estarão presentes na política de viagens (refeições, hospedagem, deslocamentos).
- Estimar os custos envolvidos em cada setor e determinar um valor diário para cada um.
- Calcular gastos com pelo menos 3 refeições por dia e indicar opções de restaurantes próximos aos locais de estadia e compromissos.
- Deixar claro que as despesas deverão ser comprovadas por meio de recibos e notas fiscais.
- Avisar que despesas pessoais deverão ser pagas pelo colaborador.
- Planejar a viagem com antecedência faz toda a diferença no orçamento, pois dependendo da data da viagem, os valores com passagens podem mudar consideravelmente.
- Pesquisar todas as informações sobre os locais de destino e criar um planejamento levando em consideração todos os detalhes, inclusive imprevistos.
- Contratar uma empresa especializada em viagens corporativas poderá fazer muita diferença na redução de custos e estratégias, além disso, uma agência especializada poderá automatizar processos e evitar muitas dores de cabeça para os gestores, pois não só ajuda nessa parte, como também tem atendimento 24 horas para qualquer eventualidade.
Enxergue as viagens corporativas como investimentos e reconheça os benefícios que elas poderão proporcionar para a empresa.
Esperamos que tenha gostado de nossas dicas e gostaríamos de saber se você já consegue decidir qual a melhor estratégia para sua empresa: reembolso ou adiantamento?
A Meu Mundo Viagens é uma agência especializada em viagens e eventos corporativos e está apta a ajudar você e seus gestores nas viagens corporativas da sua empresa. Entre em contato conosco!
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