De uma maneira geral, as viagens corporativas internacionais são fundamentais para os negócios de uma empresa, pois sabemos que elas promovem muitos benefícios e oportunidades de lucros.
Nelas, existe a possibilidade de novos negócios, lucros a médio prazo e fontes de rendas para a empresa, além de serem ótimas oportunidades de crescimento para colaboradores.
E nesse sentido, funcionários ganham a possibilidade de ampliar seus contatos fazendo um bom networking.
Porém, as viagens corporativas internacionais, muitas vezes representam um gasto considerável no orçamento da empresa.
Portanto, o planejamento de uma viagem corporativa se torna essencial e, além disso, a política de viagens precisa ser seguida à risca para que essas viagens sejam bem-sucedidas.
A questão é ainda mais profunda, no que diz respeito aos negócios internacionais, pois muitos colaboradores não possuem experiência nesse campo.
Por isso, para que eles possam agregar para a empresa e assim, obter o sucesso desejado, é essencial que estejam muito bem preparados!
Essa missão compete à empresa, ou seja, prepará-los para um negócio bem-sucedido, é de total responsabilidade dos gestores.
As viagens corporativas internacionais, exigem alguns cuidados primordiais, e é sobre isso que este artigo irá abordar.
Esses cuidados podem variar de empresa para empresa, mas alguns passos a serem tomados podem ser bem básicos e podem ajudar no planejamento e por isso, preparamos uma lista de dicas especialmente para o gestor de sua empresa!
Como precisa ser a organização de viagens corporativas internacionais
Em viagens corporativas internacionais, é necessário ter muita organização e essa organização precisa ocorrer com antecedência. A falta dela poderá causar imprevistos que não têm a menor necessidade de acontecerem.
Pensando nisso, os documentos, por exemplo, levam tempo para serem emitidos e, além disso, o colaborador precisa de tempo para se programar e treinar o idioma, a etiqueta do destino, entre outros pormenores.
As empresas precisam se organizar em vários aspectos que serão elencados a seguir:
1 – Ética e valores da empresa
Seus funcionários estarão representando sua empresa em outro país, por isso é fundamental que eles incorporem os valores da empresa.
Esses valores são, principalmente, o respeito pelos colegas, funcionários de todos os setores, pontualidade, cordialidade, respeito à cultura do país, entre outros.
2 – Definindo orçamento
A equipe precisa ser orientada com relação ao orçamento disponível para a viagem.
Deixe bem claro, que a empresa não precisa arcar com excessos e diversão, bem como restaurantes muito caros, por exemplo.
Por isso, a política de viagens, que já contém todas as regras para gastos, além de outros assuntos, terá que ser cumprida à risca.
Lembrar seu colaborador que ele poderá ajudar nas estratégias para economizar, é fundamental.
Assim, explique o quanto é importante respeitar o orçamento destinado às viagens corporativas internacionais.
Afinal, essa atitude é fundamental para o sucesso da empresa e de toda a equipe!
Uma dica: algumas empresas praticam a gratificação por economia, estabelecendo políticas de recompensa que oferecem prêmios como dias de folga, vouchers em compras ou aluguel de produtos e serviços.
Ou então, poderá trabalhar com um limite pré-estabelecido e deixar o colaborador escolher como se locomover, onde se hospedar e quais restaurantes frequentar. Assim, eles poderão ter maior autonomia no controle de gastos.
3 – Como lidar com variação de câmbio
É imprescindível que sua empresa saiba lidar com a variação de câmbio e assim economizar o máximo possível.
Por isso, fizemos um artigo muito interessante sobre como lidar com isso, vale a pena ler!
Nem sempre é possível evitar a oscilação, mas em uma viagem preparada com antecedência, você pode prever variações e se preparar adequadamente.
4 – Economizando com cartão pré-pago
Uma boa forma de economizar, é disponibilizar um cartão pré-pago internacional para os viajantes e recarregá-lo aos poucos.
Assim, você compra moeda estrangeira respeitando a média de preços considerada em seu orçamento.
Para os colaboradores que viajam a negócios, a segurança com relação a dinheiro está em primeiro lugar.
Portanto, o colaborador não precisará ficar se preocupando em carregar grandes quantias e correr riscos desnecessários.
Igualmente poderão ser usados cartões corporativos para alimentação que também auxiliam na gestão financeira de uma empresa.
5 – Fazendo um seguro de viagem internacional
Alguns países exigem o seguro viagem, outros não.
Porém, é essencial fazer um, mesmo quando não seja exigência do destino! Ele estará protegido em várias situações, além de sentir seguro.
Lembre-se que qualquer acontecimento com o viajante, é de total responsabilidade da empresa! Um seguro viagem previne custos não planejados, tem cobertura para extravio de bagagens, além de assistência para vários imprevistos.
6 – Visto
Alguns países exigem, outros não.
Porém é necessário ficar atento, incluindo no planejamento, a emissão do visto.
Uma empresa especializada em viagens corporativas poderá agilizar isso de uma forma prática e rápida.
7 – Emissão do passaporte
Outro documento importante e que requer atenção é o passaporte.
Para viagens internacionais, é preciso que o passaporte tenha, pelo menos, seis meses de validade.
Por isso, é fundamental dar atenção a esse detalhe, para que o funcionário não fique impossibilitado de viajar.
8 – Checklist de documentos
É importante colocar no planejamento um checklist de todos os documentos necessários para a viagem.
Isso é essencial para que os funcionários entrem em outros países.
Além disso, os documentos pessoais precisam estar em dia.
Dica essencial: caso o viajante perca algum documento, indicamos que você hospede cópias digitais deles na nuvem.
Nesse backup, você pode armazenar cópias das passagens aéreas, reservas, comprovações do seguro, convite do evento ao qual o colaborador vai comparecer e contatos de familiares no Brasil, para casos de emergência.
9 – Vacinas
Para a entrada em alguns países, é necessária a vacinação específica. Isso mantém os visitantes seguros para não disseminar doenças.
As vacinas contra a febre amarela e malária estão entre as obrigatórias em 135 países, porém de acordo com a época do ano e a localidade, é importante ficar atento a demandas específicas.
Considere também o fato de que algumas vacinas precisam de pelo menos 15 dias de antecedência da viagem para serem validadas.
Ainda, alguns locais exigem a apresentação do Certificado Internacional de Vacinação ou Profilaxia (CIVP), por isso, fique atento!
Ele é emitido gratuitamente nos Centro de Orientação para a Saúde do Viajante da Anvisa e em Unidades do Sistema único de Saúde credenciadas.
Para emitir, basta apresentar o cartão de vacina e os documentos pessoais.
Para mais informações, no link abaixo você encontra a lista de unidades emissoras de CIVP.
https://civnet.anvisa.gov.br/app/viajante/login?wicket-crypt=p47r90NupYM
10 – Por que contratar uma agência especializada em viagens corporativas?
Esta é uma pergunta que todos os gestores de empresas deveriam fazer, pois contar com uma agência especializada em viagens corporativas, poderá fazer toda a diferença no planejamento das viagens da sua equipe.
E por quê?
Porque uma agência especializada dará todo apoio necessário porque conta com profissionais treinados que são essenciais para um planejamento assertivo.
Além disso, uma agência (TMC) poderá reduzir os custos da viagem de forma bastante significativo, pois possui grandes parcerias com hotéis, compras de passagens aéreas, transportes, entre outras.
Ainda, possuem atendimento emergencial 24 horas, que é uma das coisas mais importantes para o viajante, pois promove a segurança deste, em qualquer situação de urgência, dando total apoio e instruções para que tudo seja resolvido imediatamente.
Se sua empresa faz viagens corporativas internacionais, saiba que agências especializadas, proporcionam a otimização do tempo dos gestores, bem como dos colaboradores, para que possam ficar livres para cumprir com suas tarefas e trazer resultados positivos para a empresa.
Conclusão
As experiências que as viagens corporativas internacionais poderão proporcionar aos colaboradores, irão permitir que eles estejam sempre motivados.
Além disso, os parceiros de negócios irão interagir com uma marca mais forte, que se materializa em atitudes e propostas coerentes, o que é essencial em um mercado globalizado e altamente competitivo.
Organizar uma viagem corporativa internacional não é tarefa fácil. Por isso contar com uma agência experiente poderá fazer muita diferença no sucesso do negócio.
É preciso prestar atenção à documentação necessária, às vacinas exigidas, em como prepará-lo adequadamente para representar a empresa, além de ensiná-lo em como fazer um bom networking.
Gostou de nossas dicas para organizar suas viagens corporativas internacionais?
Leia nossos artigos e continue encontrando dicas para fortalecer e expandir os seus negócios e saber mais sobre o universo das viagens e eventos corporativos!
A Meu Mundo Viagens é uma agência especializada em eventos e viagens corporativas internacionais e nacionais, e está sempre pronta para te ajudar no que for necessário, desde o planejamento inicial da viagem até a emissão dos documentos.
Leia também: Porque é importante contratar uma agência nas viagens corporativas
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