O mercado de viagens corporativas movimenta trilhões em dólares. Só em 2016 foram US$ 1,3 trilhão segundo a Global Business Travel Association (GBTA).
O grande desafio das empresas é chegar a uma política de viagens ideal para equilibrar as necessidades dos funcionários e os objetivos das viagens corporativas.
Reduzir os gastos com viagens e poder economizar, sem deixar cair a qualidade dos serviços aos funcionários é essencial.
Nesse sentido, contar com os benefícios econômicos e coPor isso, uma das formas de reduzir gastos e economizar é contar com o auxílio de uma empresa especializada no assunto, uma TMC.
m a melhora da experiência do viajante que isso pode trazer.
Quais são os maiores gastos das empresas em viagens corporativas?
O primeiro passo para reduzir os gastos com viagens corporativas é descobrir quais são esses gastos. Onde são os maiores gastos nas viagens que poderiam ser economizados?
Um fator muito importante que precisa ser levado em consideração e que causa os maiores gastos, é a falta de planejamento. Como por exemplo, decisões de última hora.
Outros fatores que causam custos elevados nas viagens corporativas
- Comprar passagens perto demais da data da viagem – isso faz com que os gestores arquem com um custo maior;
- Descuidos com a documentação – erros de grafia, por exemplo, podem até impedir o embarque, por isso o cuidado deve ser redobrado na hora de emitir passagens;
- Falta dos documentos em dia;
- Despesas por motivos de saúde;
- Extravios de bagagem;
- A falta de um seguro viagem;
- A falta de informação quanto ao limite de peso da bagagem e bagagem despachada, entre outros.
Todos esses motivos, entre outros, configuram a falta de planejamento de gestores de viagens corporativas, daí a opção de contratar uma agência de viagens corporativas para ajudar. O custo/benefício será bem mais interessante.
Como evitar prejuízos?
Não só reduzir os gastos com as viagens corporativas, mas também evitar prejuízos é importante! Por isso, se forem tomadas algumas precauções a viagem será sempre econômica.
1 – Elaborar uma política de viagens
A política de viagens é um documento com regras e orientações que informa todos os detalhes quanto à compra de passagens aéreas, hospedagem, gastos com transporte, alimentação, prestação de contas, prazos para reembolso, entre outros assuntos pertinentes à viagem.
A política de viagens visa também ajudar para que os gastos não extrapolem o previsto no planejamento, tanto em viagens nacionais como em viagens internacionais.
É importante que a política de viagens seja elaborada com riqueza de detalhes e que não permita ambiguidades, criando a padronização dos procedimentos, evitando mal-entendidos e prejuízos.
2 – Fazer um bom planejamento
Na hora de organizar uma viagem corporativa é preciso fazer um bom planejamento. Uma boa idéia é fazer um checklist para que nada seja esquecido.
No check list pode conter os seguintes itens:
- Reservar passagens e hospedagem com antecedência;
- Calcular o tempo de conexão;
- Verificar quais os transportes disponíveis no destino e seus valores;
- Verificar a documentação da equipe que irá participar da viagem;
- Providenciar o seguro viagens para os participantes da viagem;
- Entre outros detalhes pertinentes.
3 – Dar informações detalhadas sobre o destino
Uma dica importante é pesquisar informações sobre a região de destino. Alguns detalhes como a temperatura do local, poderá ajudar os viajantes no tipo de roupa que irão levar.
Outra coisa importante é checar qual é o padrão de tomadas da região, assim como verificar costumes e idiomas também podem auxiliar na experiência do viajante, além de evitar gastos extras não previstos, como a compra de uma blusa ou de um adaptador de tomada de última hora.
4 – Emitir a CAT em casos de acidentes
Além de contratar um seguro viagem, como já mencionado acima, algo imprescindível a se fazer, em caso de algum acidente acontecer com o funcionário durante a viagem, é emitir a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho).
Mesmo que não ocorra o afastamento do trabalho e das atividades, a empresa é obrigada a informar à Previdência Social qualquer acidente de trabalho ocorrido com algum de seus funcionários.
Se isso não acontecer, poderá receber uma multa, ocasionando assim, mais gastos.
Uma boa maneira de evitar esse tipo de coisa, a organização pode solicitar que funcionários evitem atividades arriscadas durante a viagem, mesmo que em horas livres, como esportes radicais, por exemplo.
5 – Contratar uma empresa especializada
Aqui é bom ressaltar a importância de contar com uma TMC para ajudar no gerenciamento das viagens corporativas da sua empresa.
Terceirizar esse serviço é ideal e garante que nenhum detalhe passe em branco, além de poder economizar uma boa quantia nos gastos.
As empresas especializadas nas viagens a negócios, possuem parceiros e fornecedores que podem oferecer preços especiais na aquisição de passagens ou reserva de hospedagens, por exemplo.
Assim, toda a burocracia de documentos, cálculo de tempo das conexões, reservas de passagens aéreas e hospedagem, entre outras coisas, serão planejadas e organizadas pela TMC, ajudando a evitar problemas e imprevistos.
Por isso, conte com a Meu Mundo Viagens para ajudar a sua empresa a galgar o sucesso mais facilmente!
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