Reduzir custos nas viagens a negócios e ainda assim, garantir a qualidade, é um dos objetivos de qualquer empresa, não é mesmo?
Sabemos que a comunicação on line, por exemplo, é muito eficiente, mas os encontros pessoais são muito relevantes para uma negociação de sucesso.
Por isso, clientes, potenciais clientes, fornecedores e parceiros de negócios, precisam estar cara a cara com a empresa, para sentirem segurança na hora de negociar.
Assim, os custos de uma viagem corporativa, acabam trazendo alguns gastos significativos no orçamento da empresa.
Portanto, reduzir custos torna-se imprescindível.
Então continue acompanhando este post se você quer saber quais as formas de reduzir custos nas viagens empresariais, mas garantindo a qualidade, bem-estar dos profissionais e a boa relação com os clientes.
Definir uma política de viagens
Caso sua empresa já possui uma política de viagens, é ideal que ela seja revisada para adequá-la ao orçamento disponível, afinal de contas, o objetivo é “enxugar os gastos”.
Se a empresa ainda não possui, é imprescindível que elabore uma, o quanto antes.
Antes de mais nada, a política de viagens tem o objetivo de ajudar a reduzir custos, fazendo com que os funcionários, cumpram as regras, nela estabelecidas.
Assim, eles terão toda a orientação necessária, do que é permitido e do que é proibido gastar nas viagens a negócios, ficando sempre dentro dos limites pré-estabelecidos.
Só para exemplificar, muitas vezes os colaboradores possuem maus hábitos, enraizando práticas abusivas com relação aos recursos da empresa que são destinados às viagens.
Por isso, transmitir para os profissionais que eles necessitam observar com atenção se existem alternativas menos onerosas e ensiná-los a ter mais consciência sobre os gastos, é fundamental.
Então, o objetivo de evitar despesas desnecessárias e onerosas será cumprido!
Enfim, na política de viagens poderá ter um valor limite estipulado para hospedagem, alimentação, transporte, entre outras necessidades.
Uma vez que a política de viagens é seguida à risca, isso reduz os custos consideravelmente.
Estabelecer padrões para os processos
Adotar padrões para a realização das viagens corporativas, faz com que os colaboradores possam se preparar de uma forma melhor.
Assim, fica muito mais fácil para que eles se acostumem com as regras, aos poucos.
O uso de um formulário para solicitação de viagem e a exigência de antecedência para a escolha dos voos, por exemplo, são formas de fazer o planejamento trabalhar a favor da empresa.
Afinal, com dados sobre o colaborador e previsão antecipada, é possível conseguir preços e condições significativamente melhores.
Então é preciso deixar bem claro quais são as situações que terão cobertura pela empresa.
Assim, gastos com transporte para compromissos pessoais, infrações de trânsito, entre outros contratempos, devem ser entendidos, pelo colaborador, como responsabilidade dele e não da empresa.
Outro aspecto para ficar alerta diz respeito aos bilhetes aéreos não usados.
Existe uma política de reembolso que garanta uma porcentagem do valor desses bilhetes?
É essencial que a empresa fique alerta para que esses valores não sejam desperdiçados por esquecimento ou descuido.
Negociar com fornecedores e agências
Para encarar os custos das viagens empresariais, negociar com fornecedores e agências, têm sido a melhor forma de resolver várias questões.
Por exemplo, quanto maior o número de viagens que a empresa faz, mais bons acordos ela consegue e automaticamente, reduzir os custos.
Assim, cada vez mais, as agências especializadas em viagens corporativas, têm sido solicitadas.
São elas que conseguem reduzir os custos das viagens, conseguindo preços mais convidativos, pois possuem contatos na área há mais tempo.
Além disso, sabem negociar com os prestadores de serviços e fornecedores para que a redução de custos seja efetiva.
Planejar a viagem com antecedência
Construir um bom relacionamento com os clientes e futuros clientes, é uma forma inteligente de se destacar diante da concorrência.
Por isso, é preciso que a construção desse relacionamento não seja afetada, mesmo quando o objetivo é economizar.
Além disso, a produtividade dos colaboradores também precisa ser preservada.
Pensando nisso, o planejamento com antecedência é fundamental.
Assim, fazer as previsões corretamente e antecipadamente, fica mais fácil obter bilhetes aéreos com descontos, por exemplo.
Portanto, uma estratégia bem definida, é o passo ideal para quem quer economizar nas viagens empresariais, sem resultar em incômodos e visões negativas sobre os negócios.
Nesse sentido, planejar as viagens com base em relatórios de viagens anteriores, é uma ótima saída para conseguir investir melhor os recursos disponíveis e, consequentemente, reduzir os custos.
Uma dica: especificar os principais custos e fazer uma simulação de gastos ajuda a elaborar um planejamento muito mais eficaz.
Usar cartões corporativos e softwares de gestão
O controle de gastos nem sempre é eficiente e os gestores precisam lidar com reembolsos indevidos, que acarretam prejuízos para a corporação.
Por isso o uso de cartões corporativos nas viagens a negócios pode proporcionar benefícios importantes e, um deles, é evitar fraudes!
Com os cartões corporativos, a gestão das despesas de cada viagem fica mais fácil porque os gastos ficam mais bem discriminados.
Similarmente, considerar o uso de um software de gestão, caso a empresa tenha muitos dados e informações para administrar, é uma ótima ideia.
E ainda, automatizar processos demanda economia de tempo, afinal, tempo é dinheiro!
Além disso, ajuda a eliminar custos desnecessários, ajuda na otimização dos relatórios, na redução da burocracia e na autonomia dos colaboradores.
Como o assunto é reduzir custos, vale lembrar que tecnologia, geralmente, custa caro.
Por isso, se for obtida, deve ser usada. Então é importante refletir antecipadamente sobre os prós e os contras dessa opção, considerando o perfil e as necessidades da empresa.
Conclusão
Algumas mudanças, quando implementadas corretamente, trazem benefícios, não só imediatos, mas futuros, promovendo melhorias significativas e atualizando a empresa no mercado.
Portanto é preciso tomar decisões assertivas, dedicando tempo e esforços em equipe, para elaborar a política de viagens e colocá-la em prática.
Assim fica mais fácil lidar com os custos das viagens empresariais e economizar, sem comprometer a qualidade e vantagens que elas trazem para o negócio.
Ficou com alguma dúvida? Comente aqui e conte como sua empresa faz para reduzir os custos com as viagens a negócios!
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