Evitar prejuízos em viagens corporativas, é hoje um dos principais objetivos das empresas que necessitam enviar seus colaboradores, em reuniões de negócios, eventos e participações em congressos, seja em outra cidade, estado ou até mesmo país.
Como evitar prejuízos em viagens corporativas?
Muitas vezes, as viagens corporativas, acabam gerando um custo maior do que o esperado para essas empresas.
Isso se deve a vários fatores, mas principalmente a falta de planejamento e decisões de última hora, fazem com que sejam geradas despesas desnecessárias.
Contratar uma empresa especializada em viagens corporativas (TMC), para ajudar a gerenciar as viagens corporativas de sua empresa, é ter a certeza que tudo sairá muito bem organizado, com otimização de tempo e consequentemente, evitando prejuízos e reduzindo custos.
Além disso, seguir sugestões de pessoas especializadas no assunto também pode ajudar. Separamos algumas dicas de como evitar prejuízos em viagens corporativas que vão auxiliar você a obter as melhores soluções e possibilidades de melhorias para as viagens de sua empresa.
Conhecer o perfil do viajante
Conhecer o perfil do viajante corporativo e adequar uma política de viagens para cada perfil é muito importante. As viagens precisam focar nas necessidades do viajante ou sairá mais cara.
O objetivo é analisar o perfil da empresa, do viajante e a necessidade do negócio e assim trazer satisfação ao colaborador e redução de custos para a empresa.
Viajantes corporativos possuem necessidades diferentes, dependendo de suas funções. Comprar passagens mais baratas podem não ser a melhor opção, visto que, por conta de cada tipo de função, é comum precisar de alterações nos voos, por exemplo, e a empresa acaba gastando mais com multas e taxas. Neste caso, a melhor saída é já comprar uma tarifa flexível para esse perfil.
Pessoas que trabalham no setor de vendas, por exemplo, conseguem planejar suas viagens para passar alguns dias visitando clientes em outras cidades. Já advogados e consultores necessitam de uma flexibilidade maior.
Permitir que o próprio colaborador use ferramentas self booking
As ferramentas de self booking permitem que o próprio colaborador possa reservar e comprar suas passagens, sem a necessidade da aprovação de um gestor para esse fim.
Através da política de viagens, que é inserida com antecedência na ferramenta, o colaborador pode consultar, reservar e comprar passagens e estadias em hotéis, planejar seus deslocamentos, entre outras práticas necessárias para a viagem.
Adotar cartões de crédito corporativos
Adotar cartões de crédito corporativos, pode trazer muitos benefícios para a empresa e o maior deles está diretamente relacionado com a redução de custos.
Pode ser usado para cobrir os mais diversos tipos de despesas nas viagens corporativas, fazendo com que tudo fique vinculado a uma só conta.
Em uma empresa nem sempre é possível ter controle de todos os gastos de uma forma detalhada, por isso, o cartão corporativo pode simplificar a vida dos gestores centralizando os gastos em um único lugar.
Além disso proporciona um maior controle do fluxo de caixa e um melhor planejamento financeiro, pois tem função de débito e crédito, assim fica mais fácil decidir quais gastos podem ser pagos à vista e quais serão parcelados.
Ele garante uma segurança tanto para a empresa como para os colaboradores de que as despesas serão totalmente cobertas e permite que possíveis reembolsos pessoais sejam evitados.
Trabalhar com KPIs – indicadores de performance ideais
KPI é a sigla que corresponde a Key Performance Indicator, uma técnica de gestão conhecida como indicador chave de desempenho.
O KPI vai mensurar o grau de sucesso de uma empresa a cada viagem corporativa.
Ele aponta os resultados do programa de viagens corporativas para a empresa, mas sempre alinhados à expectativa e à excelência no atendimento ao viajante, capacidade de relacionamento, fluidez de comunicação e inteligência em tecnologia, onde se é possível fornecer as soluções de forma rápida e precisa.
Um bom norte para definir os KPIs de viagem corporativa certos para sua empresa é a política de viagens determinada. Questões como gerenciamento de custos e planejamento da viagem já devem ser colocados nas regras.
Os indicadores-chave de desempenho ajudam a mostrar a eficácia não só de sua política de viagens, mas oferecem caminhos para impulsionar a conformidade com as políticas e gerar economia de custos.
Contratar uma agência de viagens especializada
Se você pensar no custo/benefício que uma empresa especializada em viagens corporativas pode proporcionar, metade de seus problemas, senão todos, estarão resolvidos.
Algumas agências possuem pessoal treinado para esse tipo de viagem, que podem ajudar na organização e fazer com que nenhum detalhe seja esquecido.
Além disso, a contratação de uma TMC, pode proporcionar uma redução de custos, pois possuem parceiros e fornecedores que podem fornecer preços mais baixos em passagens e reservas de hospedagens, por exemplo.
Contratar uma TMC, poderá ter uma relevância muito grande para o sucesso das viagens da sua empresa.
Nós, da Meu Mundo Viagens somos especialistas em eventos e viagens corporativas e dispomos de pessoal treinado e qualificado para ajudar a sua empresa a alcançar o sucesso. Consulte-nos!
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