A gestão de viagens é uma prática fundamental para as empresas que desejam participar das viagens a negócios.
Por isso, seja para participar de reuniões, feiras, analisar possibilidades de expansão, facilitar novas parcerias ou promover cursos, as viagens corporativas são imprescindíveis para o crescimento de uma empresa.
Gestão de viagens
Porém, as viagens a negócios são responsáveis por uma grande parcela de gastos na empresa, que muitas vezes, sem a gestão adequada, poderá causar prejuízos, ainda que o sucesso do negócio tenha ocorrido.
Assim, para um gestor de viagens, poder obter as informações pertinentes sobre os principais conceitos relacionados à essa área, poderá ajudar significativamente.
Dessa forma, ele poderá descobrir por que a gestão de viagens é tão importante para a saúde financeira da empresa, e porque é tão importante o bem-estar de seus colaboradores.
Além disso, o bom andamento dos negócios é fator determinante nessas viagens!
Por isso, com este artigo, os gestores poderão colocar em prática algumas estratégias para obterem uma significativa redução de custos, bem como agregar valor ao serviço de viagem que a empresa oferece aos seus colaboradores.
Continue conosco e saiba mais!
As diferenças entre turismo de lazer e viagens corporativas
Sabemos que tanto o turismo de lazer, como as viagens a negócios, movimenta intensamente o panorama do turismo nacional.
Porém, apesar de alguns aspectos semelhantes, são muito diferentes em várias questões.
Entenda melhor:
Finalidade
A primeira diferença entre eles é a finalidade.
Assim, a finalidade das viagens de lazer é promover descanso, diversão, entretenimento ao viajante.
Já, as viagens corporativas têm um objetivo profissional, propondo metas para alcance do sucesso dos negócios da empresa.
Então, neste caso, o funcionário viajará para participar de reuniões ou eventos de negócios, que o transformarão em um representante da organização.
Assim, ele precisará ser capaz de ampliar o alcance do mercado, estabelecer parcerias e fechar acordos comerciais.
Adequação
Nas viagens corporativas, a escolha do destino é feita pela empresa.
Além disso, o funcionário geralmente viaja sozinho ou colegas de trabalho, sem a companhia da família.
Ainda, as opções de hospedagem, transporte e outros serviços se tornam mais restritas, uma vez que
precisam se adequar às limitações de orçamento e à política de viagens da empresa.
Assim, o viajante a lazer busca encaixar o destino, os itinerários e as atividades a seu próprio orçamento e perfil.
Por outro lado, o funcionário que viaja pela empresa precisa observar os parâmetros estabelecidos pela empresa para a realização de gastos, e assim manter uma maior vigilância sobre o que é ou não permitido gastar.
Além disso precisa observar o que é reembolsável, além de preservar os comprovantes de despesas para apresentar na hora da prestação de contas.
Mesmo com essas diferenças, tanto nas viagens a lazer como nas viagens corporativas, busca-se o conforto e segurança do viajante, sempre com foco no custo-benefício.
Contudo, nas viagens a negócios, procura-se dar importância aos objetivos e às necessidades da empresa, valorizando a redução de custos.
Porém, é importante que essa redução dos custos não implique em perda de qualidade de serviços de hospedagem ou transporte.
A importância da gestão de viagens corporativas
Por que é tão importante, que em viagens a negócios, que ocorrem com frequência em uma empresa, necessitam de uma boa gestão?
Vamos a alguns pontos importantes!
Objetivo
O objetivo da gestão é definir e centralizar os procedimentos necessários para que a viagem aconteça, alinhar as necessidades do negócio e dos funcionários, realizar o controle de custos, otimizar despesas e promover o conforto e segurança do colaborador.
A maneira para se fazer isso, é através dos gestores de viagens da própria empresa ou, muitas vezes, com a contratação de uma agência especializada em viagens corporativas.
A segunda opção, poderá proporcionar muitos benefícios para a empresa, uma vez que ela propõe parcerias com estabelecimentos que poderão reduzir os custos das viagens, além de proporcionar infraestrutura e um leque de serviços de qualidade, e eficiência.
Contratação
As agências de gestão de viagens corporativas, realmente podem se mostrar grandes parceiras para sua empresa.
Porém, é sempre importante estar informado com relação à reputação, qualidade dos serviços, infraestrutura, possibilidades oferecidas, experiência e preços praticados.
Assim, é possível garantir uma boa prestação de serviço por um preço competitivo.
O papel desempenhado pelo gestor de viagens corporativas
O gestor de viagens ocupa um importante papel no contexto das viagens a negócios. Saiba quais os conhecimentos necessários que ele precisa ter
Orçamento
O gestor precisa possuir amplos conhecimentos sobre o mercado de viagens corporativas, além do funcionamento e as metas da empresa em que trabalha.
Uma de suas tarefas é controlar, acompanhar e minimizar custos.
Assim, conseguirá fazer com que quaisquer limitações orçamentárias da empresa não se tornem um obstáculo à adequada prestação de serviços aos viajantes.
Tecnologia
Fazer mais com menos, otimizando os custos e melhorando a rotina de seu próprio trabalho de gestão, o gestor de viagens corporativas procura tirar proveito de todos os benefícios que a tecnologia pode proporcionar.
Por isso, procura fomentar o uso de ferramentas on-line no ato da reserva de passagens, incentivar o uso de sistemas de self booking, bem como plataformas tecnológicas que facilitem a implementação de fluxos.
Além disso, utiliza softwares que organizem e dinamizem a obtenção de dados e tornem mais prática e confiável a emissão de relatórios.
Política
O gestor de viagens precisa validar todas as providências necessárias para garantir que haja total adesão e correta implementação da política de viagens corporativas.
Além disso, precisa providenciar a obtenção de dados a partir da elaboração de relatórios, com vistas à correção e ao aprimoramento de ações futuras.
A política de viagens corporativas é um instrumento imprescindível no estabelecimento das diretrizes que nortearão os deslocamentos realizados.
Assim, os viajantes colaboradores da empresa, poderão desfrutar das melhores condições possíveis, porém sem desobedecer aos parâmetros previstos pela instituição.
Os principais objetivos da política de viagens é possibilitar a padronização dos procedimentos das viagens da empresa, garantir o bem-estar e segurança dos funcionários, possibilitar a redução de custos.
Por isso, precisa ser eficiente, construída com base em informações relevantes, de vários setores da empresa.
Além disso, precisa estar alinhada ao perfil, missão e visão da empresa.
Assim, quanto mais detalhada e minuciosa for, maiores serão as chances de prever, o maior número possível de cenários nas viagens corporativas!
Portanto, isso ajuda a diminuir as chances de conflitos, situações imprevistas e má interpretações por parte dos colaboradores, principalmente no que se refere à reembolso e serviços disponíveis.
A redução de custos em viagens corporativas
Sabemos que os gastos provenientes de viagens corporativas estão entre as principais despesas, de uma empresa.
Bem ao lado estão os custos com folha de pagamento e de despesas relacionadas à utilização de tecnologia, por exemplo.
Pensando nisso, conseguimos enxergar que uma gestão de viagens eficiente, realmente bem-sucedida, é
aquela que se mostra capaz de atuar de modo competente na redução de custos.
Porém, as ações implementadas para tanto não poderão alterar a qualidade dos serviços prestados aos viajantes ou a eficácia dos resultados obtidos com os deslocamentos dos colaboradores.
Entretanto, não existe uma fórmula única e exclusiva para promover a redução dos custos relativas às viagens corporativas.
Podemos dizer que alguns aspectos poderão proporcionar um gasto excessivo, como por exemplo:
- Demora na aprovação das viagens;
- Falta de planejamento nas providências a serem tomadas;
- Falta de antecedência no momento da reserva das passagens aéreas, hospedagem e outros serviços terrestres;
- Falta de centralização das fontes de informação, que podem causar pagamentos em duplicidade;
- Falta de habilidade em lidar com a necessidade de remarcação de passagens, de aplicação de descontos e créditos previamente obtidos;
- Problemas com os devidos repasses de valores a fornecedores e colaboradores.
Por isso, mais uma vez, uma das alternativas mais relevantes e que proporcionam resultados surpreendentes, é a contratação de uma TMC.
A Meu Mundo Viagens, é uma agência especializada em eventos e viagens corporativas, com foco em realizar as viagens da sua empresa com uma gestão de viagens enxuta no que diz respeito à redução de custos, além de proporcionar infraestrutura e um leque de serviços de qualidade com eficiência!
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