É um grande desafio para os gestores reduzir gastos e economizar nas viagens corporativas.
Sabemos que o mercado de viagens corporativas movimenta nada menos que trilhões de dólares todos os anos.
Porém, o maior desafio das empresas e gestores de viagens é chegar a uma política de viagens ideal que equilibre os objetivos das viagens com as necessidades dos colaboradores.
Assim, um dos maiores objetivos de uma empresa que precisa que seus colaboradores viagem, é reduzir gastos e economizar nas viagens corporativas.
Nesse sentido, contar com uma TMC – Travel Management Company – pode trazer muitos benefícios e consequentemente a redução de gastos é um deles.
Os maiores gastos das empresas e economizar nas viagens corporativas
A primeira coisa a ser feita para reduzir gastos é essencialmente descobrir quais são esses gastos.
Faça a pergunta: Como economizar nas viagens corporativas? Onde estão os maiores gastos nessas viagens?
Uma das coisas que é preciso levar sempre em consideração e que causa os maiores gastos, é a falta de planejamento.
Um bom exemplo disso, são viagens de última hora. Elas existem, por isso é preciso sempre ter em mente um plano para elas!
Outros fatores que causam custos elevados nas viagens corporativas
- Fazer a aquisição de passagens perto demais da data da viagem – isso faz com que os gestores arquem com um custo maior;
- Descuidar da documentação – erros de grafia, por exemplo, podem até impedir o embarque, por isso o cuidado deve ser redobrado na hora de emitir passagens;
- Não ter documentos em dia;
- Gastos por motivos de saúde;
- Extravios de bagagem;
- A falta de um seguro viagem;
- A falta de informação quanto ao limite de peso da bagagem e bagagem despachada, entre outros.
Todos esses motivos, podem ser dispostos como falta de planejamento de gestores de viagens corporativas.
Por isso, a opção de contratar uma agência de viagens corporativas para ajudar sua empresa a economizar nas viagens corporativas. O custo/benefício será bem mais interessante.
Como evitar prejuízos?
Reduzir os gastos com viagens é importantíssimo, mas evitar prejuízos é fundamental!
Por isso, quando um gestor toma algumas precauções a viagem será sempre mais econômica.
Então fique atento às nossas dicas de como reduzir gastos e economizar nas viagens corporativas.
1 – Desenvolver uma política de viagens
A política de viagens é um documento com regras e orientações que informa todos os detalhes das viagens corporativas como:
- compra de passagens aéreas,
- hospedagem,
- gastos com transporte,
- alimentação,
- prestação de contas,
- prazos para reembolso, entre outros.
Ainda a política de viagens visa ajudar para que os gastos não sejam extrapolados e fiquem dentro do previsto no planejamento, tanto em viagens nacionais como em viagens internacionais.
É importante que a política de viagens seja elaborada com riqueza de detalhes e que não permita incertezas, criando a padronização dos procedimentos, evitando mal-entendidos e prejuízos.
2 – Buscar um bom planejamento
Como dito anteriormente, a falta de planejamento é o primeiro vilão para gastos em viagens corporativas.
Por isso, o planejamento é imprescindível. Uma ótima ideia é fazer um check-list para que nenhum pormenor seja esquecido acarretando custos a mais.
No check list pode conter os seguintes itens:
- Fazer a reserva de passagens e hospedagens com antecedência;
- Sempre calcular o tempo de conexão;
- Verificar quais os transportes disponíveis no destino e seus valores;
- Se atentar à documentação da equipe que irá participar da viagem;
- Providenciar o seguro viagens para os participantes da viagem, entre outros.
3 – Oferecer informações detalhadas sobre o destino
Uma dica importante é pesquisar informações sobre a região de destino. Alguns detalhes como a temperatura do local, poderá ajudar os viajantes no tipo de roupa que irão levar.
Além disso, checar qual é o padrão de tomadas da região, verificar costumes e idiomas também podem auxiliar na experiência do viajante.
Assim, é possível evitar gastos extras não previstos, como a compra de uma blusa ou de um adaptador de tomada de última hora.
4 – Emitir a CAT em casos de acidentes
Além de contratar um seguro viagem, como já mencionado acima, algo imprescindível a se fazer, em caso de algum acidente acontecer com o funcionário durante a viagem, é emitir a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho).
Mesmo quando não ocorre o afastamento do funcionário do trabalho e das atividades, a empresa é obrigada a informar à Previdência Social qualquer acidente de trabalho ocorrido.
Se isso não acontecer, poderá receber uma multa, ocasionando assim, mais gastos.
Para evitar acidentes de trabalho, pode conter na política de viagens que funcionários evitem atividades arriscadas durante a viagem, mesmo que em horas livres, como esportes radicais, por exemplo.
5 – Contratar uma empresa especializada
Aqui é bom ressaltar a importância de contar com uma agência especializada em viagens corporativas para ajudar no gerenciamento da sua empresa.
Por isso, terceirizar esse serviço é ideal e garante que nenhum detalhe seja esquecido e isso fará com que sua empresa economize uma boa quantia nos gastos.
As empresas especializadas nas viagens a negócios, possuem parceiros e fornecedores que podem oferecer preços especiais na compra de passagens ou reserva de hospedagens, por exemplo.
Além disso, toda a burocracia de documentos, cálculo de tempo das conexões, reservas de passagens aéreas e hospedagem, entre outras coisas, serão planejadas e organizadas pela TMC, ajudando a evitar problemas e imprevistos e ajudando a reduzir gastos e economizar nas viagens corporativas.
Por isso, conte com a Meu Mundo Viagens para ajudar a sua empresa a garantir o sucesso das viagens corporativas e seguir rumo aos objetivos!
Agora que você já sabe tudo sobre como economizar nas viagens corporativas, compartilhe este artigo e aproveite para nos seguir nas redes sociais. Nossos conteúdos são feitos para você! Aqui em nosso blog temos vários artigos sobre como reduzir gastos em vários setores das viagens corporativas. Não deixe de ler e ficar por dentro de ideias que vão te ajudar a melhorar as estratégias da sua empresa!
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