Online Booking Tools é uma ferramenta que pode reduzir os custos das viagens corporativas. Quer saber como?
Em nossos posts, temos falado incansavelmente, de como a tecnologia possui a capacidade de ajudar os gestores das empresas, na administração das viagens corporativas.
Algumas ferramentas aperfeiçoam processos que refletem diretamente na otimização de tempo, produtividade dos colaboradores e, o mais importante, redução de custos.
Portanto, algumas empresas já utilizam softwares, aplicativos, planilhas e novas soluções nas viagens a negócios.
Além da redução de custos, outras funcionalidades são facilitadoras do trabalho dos gestores e equipes que organizam as viagens corporativas.
As Online Booking Tools (OBTs), são ferramentas que se tornam aliadas muito úteis nas reservas para as viagens a negócios.
Quer saber como elas funcionam e quais benefícios podem gerar para a sua empresa?
Continue a leitura deste artigo!
Qual a utilidade dessa ferramenta?
Para os gestores de viagens corporativas, poder controlar o orçamento é fundamental.
Por isso, acompanhar as despesas para que sejam tomadas as melhores decisões e, definidos os melhores investimentos, é a base para o bom funcionamento da empresa.
Além disso, esse controle de orçamento permite que o gestor consiga pensar em estratégias de crescimento, contribuindo para a captação de clientes e mantendo o negócio com competitividade no mercado.
Portanto, as Online Booking Tools são ótimas aliadas para garantir o uso adequado dos recursos financeiros da empresa.
Assim, elas permitem que a equipe responsável pela gestão das viagens corporativas organize, em um único lugar, todos os processos envolvidos nas viagens corporativas.
Com as Online Booking Tools, se torna possível resolver as questões de hospedagem, reservas de voos, aluguel de veículos, entre ouros detalhes, em um sistema que engloba várias funcionalidades.
Além disso, o viajante tem acesso à ferramenta e consegue usá-la para organizar vários processos, como por exemplo, solicitar adiantamento, comparar preços, elaborar relatório de despesas, entre outros.
Assim sendo, se torna conveniente os recursos de Online Booking Tools, pois alguns permitem fazer a integração com tablets e smartphones, além de ERPs (Sistema de Gestão Empresarial), possibilitando o controle dentro da própria plataforma.
Além disso tudo, a ferramenta de reserva de viagens corporativas permite personalizar a política de viagens gerenciadas da sua organização e se integre ao seu programa de despesas.
Como é possível reduzir custos com as Online Booking Tools?
Em primeiro lugar, é importante ressaltar que existem vários modelos de Online Booking Tools no mercado, e cada um possui recursos e funcionalidades específicas.
Assim, com toda essa variedade, é possível encontrar opções com interface amigável e de fácil operação por parte de qualquer profissional.
Por isso, as Online Booking Tools possuem uma abundância de recursos aos gestores e colaboradores que viajam.
Muitos possibilitam a criação de selfbooking (o usuário faz sua própria reserva), permitindo que o colaborador faça parte da tarefa de controlar gastos.
Como as Online Booking Tools ajudam empresas a reduzir custos?
1 – Controle de despesas
Pensando nas vantagens que as Online Booking Tools oferecem, está a possibilidade de configurá-las em busca das melhores condições, sempre respeitando as definições da diária de viagem ou da ajuda de custo.
Assim, com uma Online Booking Tools, o próprio viajante consegue planejar seus deslocamentos, eliminando a necessidade de contratar profissionais exclusivos para resolver essa questão.
Então, os gestores recebem informações detalhadas sobre como os viajantes estão utilizando cada recurso.
A partir daí, se torna possível desenvolver estratégias que ajudem a economizar e reduzir os custos mais ainda.
2 – Comparação de preços
As Online Booking Tools, reúnem em um só lugar, tudo o que o colaborador em viagem necessita.
Dessa forma, fica mais fácil visualizar os dados e o viajante consegue fazer bons comparativos de preços apresentados em diferentes serviços.
Nesse sentido, é possível analisar os valores de quartos de hotéis, conferir ofertas de voos e comparar condições de aluguel de carros, entre outros itens.
Além disso, dá para obter cotações e ainda tirar dúvidas.
Assim, fica mais fácil estudar o custo-benefício de diferentes categorias, fazer escolhas mais conscientes e não ultrapassar os limites de orçamento da viagem.
3 – Aumento da produtividade
Uma outra grande vantagem é a otimização dos processos e, assim, mais tempo. Isso significa mais produtividade, com melhores resultados e menos custos.
Em outras palavras, o colaborador fica mais livre e focado nos objetivos principais do negócio durante a viagem.
Assim, a organização de processos por meio do sistema acaba evitando a perda de tempo em trajetos desnecessários ou com serviços extras que podem gerar prejuízos.
4 – Alinhamento à política da empresa
Antes da viagem, é necessário inserir no sistema, as regras, normas e orientações gerais.
Dessa forma, é possível garantir que o viajante estará alinhado às políticas de viagem da empresa durante todo o percurso e a permanência em eventos e palestras.
É necessário que o viajante cumpra a política de viagens da empresa. Caso ele esteja fora da parametrização, não conseguirá seguir com as reservas e emissões.
Assim, a redução de custos será resultado do controle, pois será estipulado um orçamento para cada serviço ou atividade.
Com a Online Booking Tools, o colaborador saberá exatamente o que pode ou não contratar durante o processo.
Dessa forma, se atentará as classes de voos, o nível de qualidade dos hotéis autorizados, entre outras questões que geram despesas.
5 – Relatórios mais precisos
Outra vantagem das Online Booking Tools é que permitem a organização de relatórios completos e precisos.
Assim, esses relatórios e documentos serão as principais fontes de consulta de despesas para os gestores, para utilizarem como referência para as próximas viagens.
Portanto, com todos os arquivos detalhados fica mais fácil levantar os aspectos que precisam ser melhorados nas viagens corporativas.
Além disso, se torna possível aproveitar melhor os recursos da empresa para reduzir ainda mais gastos.
6 – Mais autonomia com o Workflow (fluxo de trabalho) de aprovação
Com uma Online Booking Tools a empresa ganha mais autonomia para gerar e gerenciar reservas do modo que achar melhor.
Como também, os colaboradores têm a possibilidade de decidir quando e como planejar as próximas viagens, sempre respeitando os gestores envolvidos.
Além disso, se houver a necessidade de refazer um planejamento ou alterar algum processo, é só acessar o sistema e modificar por meio da plataforma.
Pense como pode ser vantajoso usar as Online Booking Tools!
Saiba que para implementá-las, você só precisa contatar uma agência especializada, que ficará responsável por fornecer suporte e gerir o sistema conforme as demandas do seu negócio.
É fantástico o poder da tecnologia e para uma solução completa para reduzir os custos com as viagens a negócios de sua empresa, entre em contato conosco.
Nós, da Meu Mundo Viagens, temos uma equipe treinada e capacitada para ajudar na gestão das suas viagens corporativas.
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