Reduzir despesas nas viagens corporativas pode ser essencial para o sucesso de sua empresa. Sabemos que as viagens a negócios possuem fatores que, se não forem bem estruturados, podem trazer prejuízos imensos. Um deles é o gasto excessivo em uma viagem.
Nesse sentido, a gestão de despesas pode fazer toda a diferença, como automatização de processos para torná-los mais eficazes.
Com a volta das viagens corporativas após a pandemia do Covid 19, as viagens corporativas voltam com força total, por isso é de suma importância ter uma política de viagens bem estruturada e que seja seguida à risca.
O que é preciso fazer para reduzir despesas nas viagens corporativas
Você já revisou e atualizou a política de viagens da sua empresa? Com a alta de preços de combustíveis e a inflação, os gestores precisam focar na política de viagens, mas se você ainda não fez isso, estamos aqui para te ajudar!
A gestão de viagens corporativas tem um papel fundamental para garantir que as viagens sejam realizadas para cumprir os objetivos da empresa, dentro do orçamento estipulado – minimizando riscos e imprevistos.
Por esse motivo, a atualização da política de viagens é tão importante, pois é nela que estão todas as regras a serem cumpridas para que as viagens corporativas sejam um sucesso e não um peso para a empresa.
Outras atividades da gestão para reduzir despesas nas viagens corporativas são:
- Planejamento das viagens corporativas e definição de orçamentos;
- Reunião de recursos necessários para as viagens, como passagens, reservas em hotéis, ingressos em eventos corporativos, entre outros;
- Controle de parcerias com fornecedores, como hotéis e postos de combustíveis.
A elaboração e fiscalização do cumprimento de políticas de viagem auxilia no controle de despesas de viagem e na redução de fraudes no reembolso de despesas e no uso de cartão corporativo.
O controle de despesas de viagem é fortalecido também por estruturação e otimização do processo de prestação de contas de funcionários – também responsabilidade da gestão de viagens corporativas em conjunto com o departamento financeiro.
Como reduzir despesas nas viagens corporativas?
Em uma boa gestão é essencial reduzir despesas nas viagens corporativas. Por isso, separamos algumas dicas para te ajudar!
1 – Faça planejamento e orçamentos
Com o planejamento, é possível identificar e estabelecer os recursos necessários para as viagens corporativas, conforme as datas e objetivos de cada uma delas.
A criação de orçamento é o ato de planejar e projetar as despesas para determinada viagem. É preciso levar em consideração despesas anteriores com viagens corporativas parecidas e ajustar as projeções de despesas com as viagens futuras.
O planejamento e o orçamento das viagens corporativas permite que os gestores e o departamento financeiro tenham base para aprovar despesas corporativas, identificar fraudes e gerir melhor os recursos. Por isso são tão importantes para o controle de despesas de viagem.
2 – Faça cotações e parcerias
Fazer cotações permite ter a noção real de custos atualizados e elas são de extrema importância para identificar oportunidades de parcerias com fornecedores e redução de despesas, promovendo melhor custo-benefício em relação aos recursos necessários para as viagens corporativas.
As parcerias são benéficas para a empresa no que diz respeito à redução de custos e controle de despesas. Alguns exemplos de boas parcerias são convênios e programas de fidelidade.
3 – Estruture um processo de prestação de contas
O processo de prestação de contas é fundamental para o controle de despesas de viagens a negócios, porém é preciso contar com uma planilha para controle de despesas de viagem padronizada e utilizada por todos.
É preciso ter um fluxo padrão de prestação de contas que engloba desde o preenchimento de relatório de despesas até a aprovação de reembolso. Os colaboradores precisam apresentar os comprovantes de despesas como recibos, notas e comprovantes fiscais.
O uso de uma ferramenta para o controle de despesas pode ajudar, e muito!
Alguns aplicativos para controle de despesas de viagem são capazes de reduzir em até 88% os custos na prestação de contas – tornando o processo muito mais prático, automatizado, preciso e econômico.
4 – Tenha políticas internas
Ter regras bem definidas e estruturadas é muito importante, nesse sentido é preciso que a empresa tenha políticas internas como: política de viagem, política de reembolso, política de reembolso de quilometragem e política de uso do cartão corporativo.
Essas políticas estabelecem como será feita a prestação de contas das despesas em cada caso, como será fiscalizado seu cumprimento e quais as penalidades em casos de descumprimento.
5 – Contrate uma agência especializada em viagens corporativas
Uma agência de viagens corporativas irá te ajudar na organização e no gerenciamento de estratégias das viagens a negócios, cuidando de toda a parte burocrática, entre elas:
- Auxiliar nas reservas de passagens e hospedagens;
- Monitorar as viagens das empresas;
- Proporcionar suporte 24 horas, com equipe especializada;
- Elaborar relatórios para auxiliar a melhoria das políticas de viagens;
- Monitorar gastos e reduzir despesas nas viagens corporativas;
- Fortalecer a imagem da empresa;
- Ajudar a cumprir o plano de negócios do cliente.
O principal papel da agência nas viagens corporativas para a empresa é melhorar a gestão de viagens corporativas, pois atua como parceiro da empresa e faz um diagnóstico de todo o funcionamento para entender os processos dessas viagens.
Reduzir despesas nas viagens corporativas é uma tarefa que a agência faz com destreza. Agende uma conversa com a Meu Mundo Viagens e conheça os serviços customizados especialmente para sua empresa!
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