Reduzir os gastos com horas extras nas viagens corporativas é possível, por isso vamos te dar algumas dicas preciosas neste post.
Sabemos que as viagens corporativas crescem cada vez mais, proporcionando muitos negócios positivos para as empresas.
Assim, colaboradores são destinados cada vez mais a saírem da empresa e viajarem para o fechamento de novos negócios, reuniões importantes, entre tantas outras atividades para o crescimento da empresa.
Mas, entre tantas atividades, é comum que os profissionais tenham de fazer horas extras, o que eleva o custo das viagens.
Então, como tornar as viagens corporativas mais eficientes e reduzir os gastos com horas extras?
O que é definido como Hora Extra nas viagens corporativas?
A legislação trabalhista entende o deslocamento como horário de trabalho e a atividade realizada durante uma viagem corporativa como trabalho remoto.
Por isso, todos os compromissos e deslocamentos precisam respeitar as horas estabelecidas no contrato de trabalho. No caso, para os que trabalham em regime da CLT.
Dessa forma, se as atividades acontecem dentro desse limite de horas, não é necessário pagar horas extras nas viagens a negócios.
Porém, caso os eventos, reuniões, palestras e workshops fiquem fora dos horários convencionais, o empregador deve arcar com as horas extras.
Ainda, se o funcionário gastar no trajeto um tempo além da sua jornada de trabalho, esse tempo deve ser contabilizado como hora extra.
Neste caso, o pagamento das horas extras pode ser realizado financeiramente ou por meio de banco de horas.
Na verdade, as leis trabalhistas ainda não definem diretrizes claras quanto ao direito de receber por hora extra em viagens corporativas, por isso é preciso levar em conta dois fatores:
Ou seja, quando o colaborador tem registro de horas e quando ele não tem.
Quando tem registro de horas
Se há um acordo e controle de carga horária trabalhada, como ponto eletrônico ou sistema de controle, a empresa é obrigada a pagar horas extras.
Dessa maneira, se o colaborador viaja a trabalho fora do expediente ele recebe por esse tempo.
Quando não há registro de horas
No caso do colaborador exercer atividades externas que não são compatíveis com sua jornada de trabalho fixa, ou ainda, no caso de exercer cargo de confiança, não é preciso pagar horas extras caso o trabalho realizado ultrapasse o horário normal estabelecido pela empresa.
A mesma coisa acontece quando a empresa não possui um sistema para controlar as horas dos trabalhadores externos. Pois, não é possível computar as horas que o funcionário utilizou a mais.
Quando o colaborador está à disposição da empresa, sem trabalhar
Neste caso, quando o colaborador, que tem controle de jornada, precisa trabalhar além do limite estabelecido por causa da disponibilidade de um cliente, são considerados lapsos temporais.
Dessa maneira, os lapsos temporais em que o empregado fica à disposição do empregador são considerados como serviço efetivo.
Todo o tempo em que o colaborador fica à disposição da empresa, esteja no ambiente regular de trabalho e ele ultrapassar os limites diários e/ou semanais, ele deve ser remunerado e/ou compensado.
Como fazer o reembolso dos gastos nas viagens corporativas?
É estipulado pela CLT que os gastos nas viagens corporativas são de responsabilidade do empregador, sendo assim, precisam ser reembolsados.
Nestes gastos entram: passagens, alimentação, hospedagem, traslados, entre outros.
Mas a pergunta é: Como reduzir os gastos com horas extras nas viagens corporativas?
Como reduzir os gastos com horas extras nas viagens?
Existem algumas práticas bem simples que podem ajudar nesta questão. Quando o assunto é reduzir gastos, toda ajuda é bem vinda não é mesmo?
Então fique atento às nossas dicas:
1 – Adote o banco de horas
Talvez, adotar um banco de horas seja uma das coisas imprescindíveis das viagens corporativas.
Este é um ótimo recurso na hora de reduzir os gastos com horas extras nas viagens a negócios. O banco de horas pode ser instituído através de um acordo entre empregador e empregado, sem a participação do sindicato.
Assim, a compensação das horas trabalhadas a mais deve acontecer dentro de um limite de 6 meses.
2 – Implante um regime de compensação
No regime de compensação, as horas trabalhadas a mais em um dia, podem ser compensadas ao longo do mês, desde que a carga horária mensal não ultrapasse 220 horas.
3 – Tenha um planejamento funcional
A melhor maneira de evitar imprevistos com o transporte e com horários que vão além da jornada estabelecida em contrato com o colaborador é adotar um planejamento que funcione!
Ter um planejamento pode reduzir os custos de uma viagem corporativa. Dessa forma, existe maior possibilidade de conseguir horários mais convenientes para seus funcionários, de modo que eles possam cumprir todas as tarefas dentro da jornada estabelecida em contrato.
E também, quando o funcionário tem mais tempo, ele pode se preparar melhor para realizar as atividades propostas sem dificuldades, tornando a viagem mais eficiente.
4 – Por que contar com o apoio de uma TMC?
Uma TMC – Travel Management Company – pode otimizar de maneira eficiente todos os gastos com viagens corporativas, o que inclui também as horas extras.
Nesse sentido, uma TMC conta com sistemas inteligentes de gestão de viagens, que facilitam reservas de passagens e reservas de hospedagens com antecedência.
Além disso, fazem o acompanhamento das atividades de seu colaborador durante o trajeto.
Outra vantagem importante de contar com uma TMC é que elas têm mecanismos para facilitar a prestação de contas do colaborador.
Assim, o colaborador não desperdiça tempo na hora da prestação de contas para o gestor, como as notas fiscais e recibos, por exemplo, que estão sujeitos a se perderem no meio da viagem.
Dessa maneira, esse recurso garante a transparência na comunicação das equipes da empresa.
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