O trabalho remoto se tornou uma tendência no mundo corporativo, onde cada vez mais, empresas utilizam essa prática, tão difundida em outros países, como Estados Unidos, por exemplo.
Lá, cerca de 50% da força de trabalho já faz home office pelo menos uma vez por semana. No Brasil essa prática vem crescendo pouco a pouco, mostrando que trabalhadores remotos podem ser muito mais produtivos, do que os que vão para o escritório.
Mesmo para os gestores mais tradicionais, o trabalho remoto tem sido uma surpresa gratificante, pelas possibilidades que ele oferece. O treinamento adequado e o acesso às ferramentas tecnológicas podem transformar a rotina do profissional, oferecendo alta produtividade e um dia a dia mais prazeroso no desempenhar das tarefas.
Após a pandemia, muitos colaboradores continuaram trabalhando fora das empresas fazendo com que o trabalho remoto continuasse vantajoso, tanto para as empresas, como para funcionários. Mas e nas viagens corporativas? Como garantir que os colaboradores produzam mais e melhor para o sucesso do objetivo do negócio?
Conheça agora as vantagens do trabalho remoto e tire suas dúvidas. Conheça os prós e os contras do trabalho a distância para que você possa fazer uma análise se este formato é adequado para sua empresa. Daremos algumas dicas para garantir a produtividade quando o assunto for viagens a trabalho.
O que é trabalho remoto?
O trabalho remoto, ao pé da letra, quer dizer trabalho feito a distância. Quer dizer que o trabalho pode ser feito de qualquer lugar, ou seja, de casa, em uma viagem a negócios, ou mesmo fazendo cursos em outras cidades para especialização, por exemplo.
O trabalho remoto não é indicado apenas para freelancers. Funcionários contratados e empresários também podem aderir ao estilo do trabalho a distância.
Os espaços de coworking e o trabalho remoto são tendências nos dias atuais em várias partes do mundo e, aqui no Brasil, já estão fazendo parte do nosso dia a dia. A única coisa diferente do trabalho convencional são as cargas horárias.
As atividades, metas e tarefas continuam tendo as mesmas exigências e propondo as mesmas habilidades de um trabalho não remoto.
Principais Vantagens para a empresa
- Melhoria na gestão de funcionários e colaboradores, mais agilidade nas soluções, pois o diálogo é feito pelas ferramentas de comunicação.
- Redução de custos operacionais. Como a contratação é diferente, os encargos diminuem como por exemplo, vale transporte e alimentação.
- A administração fica livre de despesas de aluguel, luz, água e manutenção de limpeza e segurança.
- Nível de estresse mais baixo, a tendência é a maior produtividade.
- O próprio funcionário estabelece seus horários de trabalho dentro do plano de atividades e ajusta seus compromissos.
Principais Vantagens para o colaborador
- A qualidade de vida.
- Os fatores externos deixam de fazer parte da vida do colaborador, fazendo com que o fator tempo traga mais qualidade ao trabalho.
- O funcionário não precisa se locomover até o local de trabalho, evitando o estresse do trânsito, entre outras adversidades e imprevistos.
- O sono e a alimentação se tornam mais saudáveis.
- Viabilidade em viajar sem abrir mão da vida profissional.
Mesmo com todas as vantagens para a empresa e para o colaborador, é necessário que a produtividade seja garantida, além dos custos reduzidos, principalmente quando o assunto for as viagens a negócios.
Por isso, é preciso que a empresa faça um controle de horas trabalhadas e fique atenta às horas de fuso horário do local de destino.
Disponibilizar ferramentas para agilizar e aperfeiçoar os processos é uma parte importante da administração, por isso daremos algumas dicas que poderão te ajudar a garantir a produtividade nas viagens.
Como garantir a produtividade em viagens corporativas?
Neste caso, é essencial que a empresa disponibilize algumas ferramentas para o total desenvolvimento das atividades e temos algumas sugestões que poderão te ajudar.
Internet
Com o trabalho remoto é praticamente impossível trabalhar sem internet (de qualidade). Por isso, antes de fazer uma reserva em hotel, é preciso verificar a qualidade da conexão de rede.
Dica: procure por hotéis que disponibilizam espaços apropriados para o trabalho remoto, com internet de boa qualidade, o que faz com que o colaborador consiga dar andamento nas tarefas em tempo hábil, antes de reuniões ou eventos, por exemplo.
Acesso aos arquivos
Oferecer meios de acesso remoto aos documentos da empresa é imprescindível, pois favorece a execução e o andamento dos trabalhos.
Dica: disponibilize os arquivos na nuvem, com acesso através de nome de usuário e senha. É um método totalmente seguro e eficaz para compartilhar as informações.
Controle de horas
Sabemos que uma das prioridades de uma empresa é reduzir custos, por isso ficar atento ao controle da jornada de trabalho do funcionário é fundamental. A empresa precisa se prevenir quanto à cobrança de horas extras e ficar atenta à questão do fuso horário.
Dica: existem alguns aplicativos que permitem criar gráficos que analisam as tarefas que precisam de maior tempo e monitora o total de horas trabalhadas. Entre eles estão:
Toggl sua função é criar gráficos que analisam os trabalhos que demandam mais tempo e monitorar o total de horas usadas.
Timesheet sua função é registrar as horas de trabalho, calculando as horas extras e emitindo os relatórios.
Ferramentas de interação
Existem recursos disponibilizados pela tecnologia que podem ajudar na interação entre colaboradores que estão em diferentes lugares, possibilitando a comunicação e compartilhamento de arquivos.
Skype – viabiliza conversas on-line com vídeo ou sem, e possibilitam compartilhar arquivos.
Trello – organiza as demandas de cada colaborador e monitora as etapas dos projetos.
Basecamp – possui função parecida com o Trello permitindo a gestão de projetos, compartilhando documentos e disponibilizando a troca de mensagens com a equipe.
O colaborador e suas responsabilidades
O colaborador tem a obrigação e a responsabilidade, nas viagens corporativas, de ser organizado com relação a produtividade e tempo e poderá aplicar alguns hábitos essenciais:
Agenda organizada
Antes da viagem, é essencial que o colaborador, junto com o gestor, monte uma agenda com todos os detalhes e prioridades com relação ao trabalho a ser feito.
Dica: avalie o tempo exigido de cada tarefa e crie notificações para os compromissos. Além disso, confira os locais de cada evento ou reunião, tentando organizar a agenda de acordo com a distância a ser percorrida, evitando deslocamentos longos.
Se houverem diferentes encontros e reuniões na mesma localidade, o ideal é marcá-las para o mesmo dia, otimizando o tempo e reduzindo os custos.
Aproveitando o tempo
A organização com o tempo é um dos fatores que mais geram a produtividade nas viagens, por isso o colaborador pode aproveitar ao máximo esse fator.
Dica: entre os traslados e nos momentos de espera nos aeroportos podem ser verificados os e-mails, ler documentos, preparar apresentações e se atualizar de várias maneiras. São tarefas simples, mas que muitas vezes demandam tempo, e por isso fazê-las nos momentos de espera, podem gerar uma grande otimização desse tempo tão precioso.
Sendo pontual
A pontualidade é outro fator essencial em uma viagem corporativa, além de ser um fator que otimiza o tempo, a falta dela é sinal de desrespeito, não só em viagens nacionais, mas principalmente em viagens internacionais.
Dica: fazer o deslocamento com antecedência, evita imprevistos e constrangimentos. Se prepare para as reuniões com eficiência e dê prioridade aos horários pré-estabelecidos.
Chegue ao aeroporto com antecedência, pois é necessário fazer o despacho da bagagem e o check-in. Isso muitas vezes demanda tempo e corre-se o risco de perder o voo.
Lembre-se: esse tipo de descuido pode gerar custos para a empresa, por isso ser pontual, é de extrema necessidade!
Escolhendo os transportes H3
A escolha do transporte também faz muita diferença na organização. O ideal é sempre evitar transtornos nos deslocamentos entre o aeroporto, hotel e compromissos.
Dica: use transportes rápidos como táxis e transportes corporativos, diminuindo a perda de tempo durante o trajeto, usufruindo de mais comodidade e conforto que nem sempre são encontrados nos transportes públicos. Além disso, usar esses métodos de transportes, evita que o colaborador se perca.
Agende o serviço de transporte antes de embarcar para a viagem, pois isso é possível.
Conclusão
A produtividade do colaborador em viagens a negócios é um fator de extrema importância para o sucesso dos objetivos.
Disponibilizar ferramentas adequadas para isso, tornará o trabalho mais prazeroso, otimizando o tempo e reduzindo os custos da empresa.
Otimizar tempo com o trabalho, proporcionará uma folga para que o colaborador possa aproveitar a viagem para fazer alguns passeios e conhecer o local de destino como forma de lazer. Lembrando sempre, que as despesas geradas pelo lazer, são por conta do viajante e não da empresa.
E então, conte para nós como sua empresa faz para garantir a produtividade dos colaboradores em viagens a negócios. Se tiver alguma dica que não mencionamos, gostaríamos de saber!
A Meu Mundo Viagens, é uma agência especializada em eventos e viagens corporativas e possui pessoal capacitado para te ajudar nas viagens a negócios da sua empresa. Entre em contato e saiba mais! Como podemos te ajudar?
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