Você sabe o que é compliance e qual sua importância nas viagens corporativas?
Bem, compliance traduzido ao pé da letra, significa cumprir. Mais precisamente, agir de acordo com as regras. Serve tanto para as regras da própria empresa, quanto para regras governamentais, legislações especificas para o setor atuante e padrões éticos.
Mas você pode estar se perguntando, onde o compliance entra, no caso das viagens corporativas?
Engana-se quem pensa que a preocupação precisa manter o rigor apenas nas questões contábeis e fiscais. Essa conduta deve estar presente também em questões simples e cotidianas da empresa e nesse momento é que entram as viagens corporativas.
Adotando o compliance nas viagens corporativas, é possível torná-las mais transparentes e descomplicadas com relação às regras.
Lembre-se: as viagens corporativas envolvem recursos financeiros, relação com a cultura e leis do local de destino e acionamento de fornecedores, por isso o compliance pode fazer uma grande diferença nas viagens a negócios.
Entenda: um bom compliance pode beneficiar sua instituição garantindo a segurança jurídica da sua empresa, além de dobrar o respeito com sua marca junto a clientes e fornecedores, ajudando na conquista de novos negócios e mercados.
Agora que você já sabe o que é compliance, vamos te mostrar como ele pode beneficiar sua empresa. Vamos lá?
Criando uma política de viagens
Uma boa política de viagens é a principal ferramenta para se aplicar o compliance.
A política de viagem corporativa é um documento que apresenta todas as informações pré-estabelecidas (regras), em viagens a negócios realizadas por colaboradores, para a empresa.
Nela precisa conter todas as regras referentes à compra de passagens aéreas, gastos com transportes, deslocamentos, alimentação, hospedagens, entre outros procedimentos que abrangem solicitação, autorização e aprovação das viagens.
Além de prestação de contas, emissão de relatórios, reembolso, entre outros, para que não surja nenhuma margem para dúvidas e mal-entendidos entre os colaboradores e a empresa.
A política de viagens não serve apenas para estabelecer regras financeiras, além disso, ela inclui regras de boa conduta para os colaboradores que viajam a trabalho e contratação, ou não, de fornecedores.
Fazendo o controle de gastos
O uso inadequado ou mesmo mal-intencionado dos recursos da empresa é um tópico importante a ser abordado no compliance. Quando falamos das viagens corporativas, muitas vezes os colaboradores, estando longe, sem contato direto com os gestores ou chefes, gastam mais do que o necessário, tornando difícil seu monitoramento.
Talvez pela liberdade em que os colaboradores se encontram para lidar com os custos das viagens, hospedagem, alimentação e transporte, essa liberdade acaba significando, muitas vezes, descontrole. Por isso, o funcionário precisa ter em mente as regras de reembolso para que não gaste além do necessário.
Sendo assim, é imprescindível determinar os valores a serem gastos e a apresentação de todas as notas fiscais de gastos relativos às viagens.
Outra boa estratégia é escolher fornecedores que possam ser solicitados durante os deslocamentos, impondo o relacionamento entre colaborador e terceirizado somente com aqueles que se enquadram nas regras do compliance.
As leis do local de destino
Outra questão muito importante é adequar legalmente a empresa às leis do local de destino. Atuar em diferentes países, requer que você lide com diferentes regras.
Por isso, é importante verificar a legislação do destino das viagens corporativas, pois elas podem conter algumas restrições, que quando não respeitadas, podem causar multa ou até mesmo impedir que o colaborador atue.
Como saber? Simples! Verificar quais documentos são exigidos para a entrada em certos países, leis trabalhistas, entre outros processos, pode ser um cuidado para que tudo dê certo.
Para ficar por dentro da documentação necessária para entrada em destinos nacionais e internacionais leia: Você sabe quais os documentos necessários para viagem a negócios?
Acompanhando os resultados
Uma das estratégias de sucesso de uma empresa, é fazer uma boa gestão, que acompanhe os resultados das viagens corporativas, através dos índices de performance, que fornecem dados concretos para os gestores e assim identificar o sucesso da viagem.
Esse controle de resultados não deve ser restringido simplesmente à elaboração de relatórios, por isso apostar em métodos criativos, que recompensem os colaboradores que realizarem ações dentro do compliance, podem ser estratégias fabulosas.
Motivar os funcionários para ficarem atentos às regras, pode ser muito benéfico para a empresa, além de benefícios para ele próprio. Um exemplo, é conceder uma bonificação para colaboradores que acionarem somente fornecedores autorizados e os que apresentarem comprovantes e notas fiscais dentro dos padrões que a empresa exigiu.
Promovendo auditorias
Uma questão de extrema importância para a empresa, é promover auditorias periódicas. São necessárias para a descoberta e correção de problemas que possam surgir.
São feitas perícias em documentos e em todos os processos realizados nas viagens corporativas, geralmente por um contator perito, trazendo uma visão externa especializada sobre a política de viagens da empresa, fazendo com que seja possível, detectar problemas de desvios.
Além disso, a auditoria pode promover o aperfeiçoamento das diretrizes internas da empresa.
Conhecendo os fornecedores
O relacionamento com fornecedores é um dos pontos mais importantes do compliance nas viagens corporativas. É muito importante que a empresa tenha parceiros que prezem por produtos e serviços que respeitem a legislação e atuação ética.
A imagem de seu negócio está interligada aos fornecedores e a não emissão de notas fiscais ou adulteração de documentos por parte de fornecedores duvidosos, pode causar sérios problemas para sua empresa.
Um fornecedor também precisa respeitar leis trabalhistas, ter responsabilidade social e ambiental, por isso desconfie de preços muito baixos e acredite que a imagem da sua empresa é tudo!
Conclusão
Estar dentro do compliance, é algo muito positivo para o colaborador, o fornecedor e a empresa. Portanto não deixe de tomar as medidas necessárias para garantir o compliance nas viagens corporativas.
A partir do momento que são estabelecidas regras de como agir com o colaborador, fornecedor e cliente, as condutas são mais fáceis de serem seguidas. Agir com clareza e transparência não só ajudam na evolução positiva da empresa, como também auxiliam no desenvolvimento das viagens corporativas como um todo.
Agora que você já sabe o que é compliance e como ele é importante para sua empresa, aproveite para saber mais sobre as 5 Dicas de como evitar prejuízos em viagens corporativas
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