Criar uma política de viagem corporativa é essencial para uma empresa, ela é capaz de otimizar processos administrativos e operacionais e controlar custos de maneira organizada e objetiva.
É por meio de viagens corporativas que são definidos acordos comerciais importantes e parcerias que são imprescindíveis para uma empresa.
Mas, na verdade, as viagens corporativas equivalem a altas despesas e, exatamente por isso, é preciso que as empresas estabeleçam regras que facilitem e otimizem todos os processos, mas principalmente, diminuam custos.
Pensando nisso, ressaltamos que criar uma política de viagem corporativa pode fazer toda a diferença para sua empresa. É importante ficar atento ao perfil e às necessidades da empresa e de seus colaboradores.
Confira agora o que é exatamente uma política de viagem corporativa e como criar uma para sua empresa.
O que é política de viagem corporativa?
A política de viagem corporativa é um documento que apresenta todas as informações pré-estabelecidas (regras), em viagens a negócios realizadas por colaboradores, para a empresa.
Nela precisa conter regras referentes à compra de passagens aéreas, gastos com transportes, deslocamentos, alimentação, hospedagens, entre outros procedimentos que abrangem solicitação, autorização e aprovação das viagens.
Outras normas como pagamentos de diárias, reembolsos, prestação de contas e emissão de relatórios também devem conter na política de viagem da empresa.
Esse procedimento faz com que não surja nenhuma margem para dúvidas e mal-entendidos entre os colaboradores e a empresa.
O que é preciso para começar a elaborar uma política de viagem na minha empresa?
Fazer uma reunião com a equipe de gestores e estudar a fundo as necessidades, adequando a política à realidade da empresa, é o primeiro passo.
Ouvir os departamentos diretamente envolvidos com as viagens corporativas e aceitar sugestões deles, fará com que você estabeleça a possibilidade de se colocar em prática todas as regras.
Não adianta ter uma política bem elaborada, mas impossível de ser seguida.
A política de viagem corporativa quando bem estruturada e alinhada ao perfil e às necessidades da empresa, garante conforto, bem-estar e segurança aos colaboradores nos seus deslocamentos, sem que a empresa gaste além de seus recursos.
Os colaboradores terão conhecimento de seus deveres e direitos previamente estabelecidos, como os tipos de serviços e comodidades que estarão disponíveis a certos cargos, quais são as regras para reembolso, como funcionará a prestação de contas e emissão de relatórios, por exemplo.
Como elaborar e o que deve conter na política de viagem?
A política de viagem corporativa, dever ser o mais simples possível, porém é necessário que aborde todos os aspectos relevantes da empresa.
Mesmo sendo simples, é importante que inclua todos os pormenores e informações para que a empresa possa se prevenir de quaisquer imprevistos, prejuízos e frustrações para colaboradores e gestores.
O momento inicial da elaboração da política, será a hora de contar com várias áreas da empresa e ter em mente, que assim, a construção do documento contará com uma abrangência muito maior e mais detalhada, o que pode ser muito positivo.
A seguir deixaremos disponível mais informações do que deve conter na política de viagem da sua empresa.
Orientações
A princípio, é necessário estabelecer a quem se destina o cumprimento da política de viagem da empresa, como serão os fluxos de solicitação e aprovação de uma viagem a negócio, além das exigências para sua realização.
Além disso, é imprescindível o esclarecimento das definições detalhadas dos termos utilizados no documento, para que sejam evitadas interpretações equivocadas, o que pode gerar estresse e mal-entendidos.
Segurança
Cada instituição possui suas próprias características e particularidades, portanto é preciso estabelecer os objetivos com clareza, pois serão o norte de todas as ações envolvidas nas viagens.
Fique atento aos objetivos a serem estabelecidos como o bem-estar e conforto dos colaboradores, incluindo procedimentos de segurança, como o preenchimento de formulários em que o viajante forneça telefones de contato para o caso de emergências, endereço e local de hospedagem bem como horários e locais de reuniões e encontros que já foram marcados.
Incluir um seguro viagem é ideal para evitar transtornos.
Orçamento
Outro objetivo importante é a diminuição de custos, que é um dos principais desafios das empresas. Portanto definir um orçamento é muito importante, estipulando valores para alimentação, hospedagem e passagens aéreas, bem como políticas de reembolso e prestação de contas, por exemplo.
É necessário que todos os itens da política de viagem estejam muito bem explicados e os colaboradores fiquem cientes de todos os valores estipulados, afim de evitar embaraços.
A quem se destina
Assim que as regras forem estabelecidas e minuciosamente explicadas no documento, é necessário que os interessados conheçam e entendam todos os itens dispostos.
Os colaboradores precisam saber que existe a política de viagem corporativa, portanto é importante divulgá-la, assim ninguém poderá dizer que não a conhecia.
Para isso, a melhor opção é fazer uma reunião com todos os interessados, gestores e colaboradores,
explicando cada item com detalhes e pormenores, respondendo às dúvidas de cada um.
Enviar uma cópia da política de viagem corporativa para cada interessado por e-mail, também poderá gerar uma segurança para os gestores.
Assim você poderá impedir erros de planejamento, transtornos e prejuízos devido à falta de informação.
São muitos os benefícios que uma política de viagem corporativa pode trazer para sua empresa. Mas se você ainda está apreensivo e com dúvidas de como definir todas essas diretrizes com segurança, você pode contar com quem entende do assunto.
Existem empresas especializadas na gestão de viagens corporativas e acredite, definir uma política de viagens pode se tornar muito mais fácil se você resolver contratar uma dessas empresas para te ajudar.
Elas dispõem de profissionais altamente qualificados e experientes para definir políticas de viagens, gestão de gastos com viagens corporativas, logísticas, entre outros serviços.
Além de proporcionar uma melhora na gestão das viagens corporativas, ainda podem reduzir significativamente os custos e riscos dessa prática, proporcionando ainda, ótimas experiências para os colaboradores e gestores.
Essa redução de custos é conseguida através de parcerias, que só as empresas especializadas obtêm, com negócios do setor turístico e hoteleiro, como companhias aéreas, hotéis, serviços de transportes e restaurantes.
Contar com uma empresa especializada no assunto, pode ser uma boa estratégia, considerando o custo/benefício que ela poderá proporcionar ao seu negócio.
A Meu Mundo Viagens é uma agência especializada em viagens e eventos corporativos e conta com pessoal treinado e qualificado para ajudar você a organizar suas viagens a negócios. Deixe seu comentário ou sugestão.
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