Uma boa gestão de viagens corporativas, pode fazer muita diferença no sucesso do objetivo pelo qual a viagem foi instituída.
Quando existe a necessidade do deslocamento dos colaboradores para obter resultados para seu negócio, é preciso que seja feito um programa sério e muito bem organizado.
A seriedade e a organização são aspectos fundamentais para uma boa gestão de viagens corporativas.
Por isso, é muito importante que a empresa adote procedimentos padrões e fique atenta ao orçamento destinado às viagens a negócios.
Além disso, é essencial profissionalizar o setor e ficar atenta aos prazos, pois não é à toa que as grandes empresas enxergam as viagens corporativas como um setor que cresce cada vez mais, não sendo apenas visto como uma despesa extra.
Práticas para uma boa gestão de viagens corporativas
Separamos algumas dicas essenciais que podem ajudar a realizar uma boa gestão de viagens corporativas. Vamos à elas!
1 – Mantenha o orçamento destinado sob controle
Uma das práticas mais importantes para uma empresa é manter o orçamento sob controle, ou seja, realizar tudo com um orçamento mais enxuto.
No entanto, manter o orçamento sob controle não é tão fácil quando é preciso dispor de muitas passagens, traslados, hospedagens e principalmente as viagens de última hora.
Esta última é uma das principais fontes de gastos nas viagens corporativas, por isso o planejamento precisa ser sempre muito bem feito.
Por isso, é que as viagens corporativas não podem ultrapassar o limite orçamentário destinado à elas.
Dessa forma, o gestor de viagens precisa ter muito jogo de cintura e fazer negociações e pesquisas para conseguir os melhores preços.
Além disso, precisa fazer tudo isso sem alterar o conforto e qualidade dos deslocamentos para os funcionários.
Lembre-se que o sucesso da viagem também está atrelado ao conforto de quem vai negociar em uma reunião, por exemplo. O colaborador precisa estar descansado, usufruindo de conforto, boa alimentação, entre outras coisas.
2 – Crie uma política de viagens corporativas
Sempre falamos incansavelmente sobre a empresa definir uma Política de Viagens Corporativas.
É uma das coisas mais importantes para a realização das viagens a negócios de uma empresa.
Pois, é neste documento que os procedimentos de todas as viagens estarão padronizados, com regras pré estabelecidas que vão ajudar os colaboradores a cumprirem o passo a passo para que nada saia dos conformes.
Assim, é possível estabelecer uma relação clara sobre o que o colaborador pode e o que não pode fazer, em relação a despesas, limites e prazos, por exemplo.
Portanto, é de suma importância que o gestor tenha a certeza de que aqueles que participarão da viagem tenham lido atentamente às regras da política de viagens.
Uma forma de fazer isso, é enviando por e-mail e pedindo para assinar eletronicamente, assim ninguém poderá falar depois que não sabia das regras.
Outra maneira de se certificar que as regras serão entendidas é fazer uma reunião antes da viagem, e esclarecê-las a todos os colaboradores que participarão do deslocamento, sempre certificando-se de que eles entenderam.
Dessa maneira, eles se sentirão mais seguros e satisfeitos.
3 – Peça comprovação de gastos
Uma das coisas mais importantes para uma boa gestão de viagens corporativas é a comprovação de gastos.
É imprescindível que o colaborador preste contas das despesas durante a viagem, sempre em conformidade com o limite de gastos.
Portanto, torne a comprovação das despesas um hábito e crie uma agenda para isso. É fundamental manter o controle do setor e avaliar os resultados do investimento.
4 – Contrate uma TMC – Travel Management Company
Uma boa gestão de viagens corporativas começa por uma agência ESPECIALIZADA!
Controle do orçamento, regras, manual, prestação de contas, avaliação de resultados. Todas essas ferramentas são primordiais numa boa gestão de viagens corporativas.
Porém, a maior parte das empresas já sabe que viajar sem comprometer tanto o orçamento da empresa, é importante a contratação de agências especializadas em viagens corporativas.
Existem muitas vantagens nisso e uma delas é contar com uma equipe especializada que possui know how para encontrar voos mais baratos e parcerias com as melhores redes de hotéis e restaurantes.
Com toda a certeza, essa uma uma das melhores maneiras para conseguir as melhores condições para reduzir os custos de uma viagem corporativa, pois as agências negociam em volume.
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Como reduzir gastos com horas extras nas viagens a negócios?
Com todas essas questões, sua gestão de viagens corporativas será um sucesso total. Quer saber como tornar isso possível? Entre em contato com a Meu Mundo Viagens e saiba como podemos te ajudar!
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