Automatizar processos já virou tendência, pois a rotina empresarial é extremamente corrida e o gestor precisa estar atento a tudo que acontece na empresa.
Nas viagens corporativas não é diferente. Tudo que envolve a gestão de viagens corporativas, possui muitos processos, e qualquer falha pode estragar todo o sucesso do negócio.
Muitas ferramentas de gestão podem colaborar, de forma positiva e eficiente, para a realização dos processos internos e também nos externos, como nas viagens corporativas, por exemplo.
Veja porque automatizar processos nas viagens corporativas pode fazer muita diferença para sua empresa.
Os Benefícios de automatizar processos
A tecnologia está crescendo cada vez mais e com ela, a segurança para a realização dos processos de uma empresa. Pessoas estão sujeitas a falhas.
Por isso, poder controlar seu negócio e obter excelentes resultados, com a ajuda de soluções existentes no mercado de hoje, é imprescindível.
Antes de mais nada, conheça os benefícios de automatizar os processos nas viagens corporativas da sua empresa.
1 – Automatizar processos demanda economia de tempo
Não apenas o gestor, como também o colaborador, possui rotinas movimentadas que demandam tempo e atenção.
Por isso quanto mais puderem ficar livres da sobrecarga de organizar uma viagem a negócios, melhor conduzirão seu trabalho.
Contar com ferramentas tecnológicas para a realização de processos, pode economizar um tempo considerável na vida dos gestores e funcionários.
E o que a economia de tempo proporciona é a maior produtividade para o trabalho e realização das tarefas existentes no dia a adia de uma empresa.
2 – Automatizar processos ajuda a eliminar custos desnecessários
Uma das coisas que as empresas mais buscam hoje em dia é a redução de custos.
Eliminar gastos desnecessários tornou-se um fator essencial, uma vez que os gastos com viagens corporativas chegam a ser o quinto lugar dentro de uma empresa.
Automatizar processos gera resultados concretos.
E os processos coordenados de forma adequada impedem gastos desnecessários economizando até 25% nas viagens corporativas.
3 – Automatizar processos ajuda na otimização dos relatórios
Sem dúvida, utilizar ferramentas de BI (Business Intelligence) é essencial para ajudar na otimização dos relatórios.
Elas possuem a função de gerar relatórios extremamente precisos, transformando dados e indicadores, em informações importantes, de maneira automática e muito prática.
Além disso, auxilia na conciliação financeira, ou seja, nos gastos com alimentação e transporte, no retorno da viagem.
Com isso, o gestor obtém o controle total dos relatórios das viagens realizadas e assim, pode tomar decisões mais assertivas, sempre visando os objetivos principais que são a redução de custos, otimização do tempo e melhora na produtividade dos colaboradores.
4 – Automatizar processos ajuda na redução da burocracia
A automatização de processos das viagens corporativas ajuda ativamente na redução da burocracia gerada pelas viagens, porque utilizam softwares de gestão controlada.
Esses softwares possibilitam a orientação da viagem de acordo com o perfil do viajante.
Também proporcionam o acesso direto a informações sobre passagens aéreas, locadoras de veículos e hotéis.
Como as informações sobre o planejamento, prestações de contas e agendamento podem ser acessadas no mesmo lugar, a burocracia é reduzida substancialmente.
5 – Automatizar processos ajuda na autonomia dos colaboradores
A automatização de processos ajuda aos colaboradores a terem uma autonomia na hora de solicitar as compras de passagens aéreas, hospedagem e traslados, através de ferramentas.
No entanto, o gestor poderá personalizar a ferramenta e incluir a política de viagens com antecedência, garantindo que as regras serão respeitadas.
Assim, caso algum item for contrário ao pré-estabelecido a compra não será autorizada.
E ainda, como o fluxo de aprovação é automatizado, o gestor não precisa perder tempo para analisar pessoalmente cada solicitação.
Contratar uma agência especializada X Planejamento interno
Deixando uma pergunta no ar, o que você acha que é melhor: contratar uma agência especializada em viagens corporativas ou fazer um planejamento interno?
Se você ainda não conseguiu responder, com convicção a essa pergunta, vamos elencar quais as vantagens de contratar uma empresa para cuidar da gestão das viagens.
1 – Resolução de problemas
Uma boa agência de viagens corporativas, proporciona aos seus clientes, uma equipe de profissionais qualificados que poderão resolver todas as questões relacionadas a viagem.
Isso com toda a eficiência, poderão oferecer atendimento 24 horas para ajudar na solução de quaisquer problemas ou imprevistos que possam ocorrer durante esse período.
2 – Economia à empresa
Uma agência de viagens corporativas atende um grande número de clientes ao mesmo tempo, por isso, ela possui a vantagem de oferecer valores mais baixos para a passagens aéreas, despesas com hotéis, aluguéis de carros, proporcionando economia à empresa contratante.
3 – Acesso e controle dos processos
Através da tecnologia que as agências utilizam, é possível para a empresa contratante, acompanhar todos os processos, em tempo real, definidos nas viagens.
É possível acompanhar detalhes de despesas feitos com o cartão corporativo, afim de evitar desperdícios e gastos desnecessários.
4 – Agilidade na emissão de documentos
Os profissionais da agência de viagens, sabem que é preciso estar atento à emissão, renovação, prazos e vencimentos de passaportes e vistos.
Todos os processos burocráticos ficam na responsabilidade da TMC, que os fazem com eficiência e agilidade, para que o colaborador possa se dedicar à outras tarefas, aumentando assim, sua produtividade.
5 – Praticidade
Praticidade é o que uma agência de viagens corporativas pode proporcionar para uma empresa.
Planejar uma viagem de negócios, demanda tempo, agilidade e processos burocráticos, que para uma empresa com suas rotinas movimentadas, se torna um grande desafio.
Por isso, ao contratar uma TMC, toda a logística da viagem passa a ser feita por ela, trazendo praticidade e economia de tempo.
A única coisa que a empresa terá que fazer, é informar suas necessidades e a agência se encarregará em fazer tudo com excelência para alcançar o objetivo desejado.
Muitos pensam que, ao contratar um serviço de uma agência especializada em gestão de viagens, estarão gastando muito, mas ao contrário disso, o custo-benefício é excelente.
Agora que você já sabe as vantagens de se contratar uma agência especializada, consegue responder à nossa pergunta inicial?
O que você acha melhor, contratar uma TMC ou fazer um planejamento interno das viagens?
A Meu Mundo Viagens é uma agência especializada em eventos e viagens corporativas. Possui o intuito de ajudar as empresas a estruturarem suas viagens a negócios da melhor forma possível.
Entre em contato conosco!
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